Hướng dẫn tổ chức triển lãm

Tổ chức triển lãm này là cơ hội tuyệt vời để bắt đầu hoặc tăng cường đối thoại trong cộng đồng nông thôn về những chiến thắng đã giành được trong 30 năm qua và những gì chúng ta có thể cùng nhau làm trong 30 năm tới. Với việc lập kế hoạch tốt, sự kiện này có thể củng cố nhóm địa phương của bạn và mang lại lợi ích cho bạn. cộng đồng cùng nhau nâng cao phẩm giá con người cho tất cả mọi người.

Quan trọng nhất, một kế hoạch tiếp cận vững chắc sẽ đảm bảo rằng những người tham gia sẽ được vào phòng! Tuân theo dòng thời gian này sẽ cho phép nhóm của bạn lên kế hoạch cho một sự kiện hiệu quả và có tác động với tốc độ có thể quản lý được:

6 tuần trước khi triển lãm bắt đầu:

• Tập hợp đội ngũ tổ chức của bạn. Số người lý tưởng để lên kế hoạch cho sự kiện này là khoảng 5-7 người, tuy nhiên bạn nên có tối thiểu 3 người tham gia. Nếu bạn đang nghĩ đến việc tuyển người vào nhóm nhân phẩm tại địa phương của mình, đây có thể là cơ hội để bạn yêu cầu họ tham gia!
• Thảo luận với nhóm của bạn về điều bạn hy vọng thu được khi tổ chức cuộc triển lãm. Bạn hy vọng cuộc triển lãm sẽ ảnh hưởng hoặc định hình tác phẩm của bạn như thế nào? Đây có phải là cơ hội để nhóm của bạn tiếp cận đối tượng mới và tuyển dụng tình nguyện viên mới không? Bạn có thể hợp tác với ai để tổ chức sự kiện này? Bạn có hy vọng xây dựng được khả năng lãnh đạo trong nhóm của mình không? Bạn có muốn lên lịch một cuộc họp tiếp theo để mời những người tham gia sự kiện tiếp tục cuộc trò chuyện đã bắt đầu không?
• Hãy suy nghĩ xem những sự kiện, chương trình hoặc cơ hội giáo dục nào có thể đi kèm với cuộc triển lãm. Sử dụng Menu Tùy chọn để có ý tưởng! Liên hệ với ROP tại sidra@rop.org và cho chúng tôi biết chúng tôi có thể giúp đỡ như thế nào!
• Xác nhận khoảng trống để tổ chức triển lãm. Hãy ghi nhớ đối tượng mục tiêu của bạn– không gian có thể ảnh hưởng đến việc ai cảm thấy được chào đón tham gia sự kiện. Phòng có phù hợp cho người sử dụng xe lăn và xe tập đi không? Nếu bạn cần sử dụng máy chiếu, bạn có thể làm tối phòng khi sử dụng máy chiếu không? Đảm bảo vị trí có sẵn và đặt chỗ trước. Ví dụ về các địa điểm có thể xảy ra bao gồm thư viện, khán phòng trường học và trung tâm cộng đồng.

• Nếu bạn đang có kế hoạch tổ chức một sự kiện đi kèm với triển lãm bạn cũng sẽ cần một căn phòng hoặc không gian gần đó để khán giả có thể tụ tập.
• Hãy suy nghĩ xem bạn dự định tiếp cận ai! Sử dụng phần tiếp theo để giúp bắt đầu kế hoạch đó!

5 tuần trước khi triển lãm bắt đầu:

• Bắt đầu tiếp cận những người và nhóm quan trọng trong cộng đồng của bạn để yêu cầu các nhà đồng tài trợ và mọi người giúp truyền bá. Các nhà giáo dục, các nhà lãnh đạo đức tin và các nhà sử học địa phương đều là những nơi tốt để bắt đầu.
• Hãy suy nghĩ về hậu cần. Điều tra xem địa điểm có những thiết bị nào (micro cho phòng lớn hơn, máy chiếu, màn hình máy chiếu, v.v.) và những gì bạn cần mang theo. Hãy suy nghĩ về cách sử dụng không gian tại địa điểm của bạn và loại thức ăn hoặc đồ uống giải khát nào bạn có thể chọn cung cấp để tạo ra bầu không khí trò chuyện ấm áp, hấp dẫn.
• Đây là thời điểm tốt để đảm bảo bạn có tài liệu quảng cáo, áp phích hoặc tài liệu khác để chia sẻ về nhóm của mình. Đây là một cơ hội lớn để phát triển cơ sở tình nguyện và đội ngũ lãnh đạo của bạn!
• Tạo bản nháp của lời mời “lưu lại ngày” cho email và thư từ, thông cáo báo chí, tờ rơi và bất kỳ tài liệu nào khác mà bạn có thể cần.
• Các mẫu vật liệu này là một phần của gói này để bạn sử dụng hoặc sửa đổi...thật dễ dàng!

4 tuần trước khi triển lãm bắt đầu:

• Hoàn thiện và gửi lời mời “lưu ngày” trên giấy và qua email. Hãy chắc chắn rằng bạn bao gồm các thông báo cho bất kỳ sự kiện nào sẽ đi kèm với triển lãm!
• Bắt đầu nói ra tới công chúng bằng tờ rơi và áp phích: nhà thờ, nhóm dân sự và trường học sẽ là những nơi tốt để thử. Bạn có thể tạo ¼ tờ thông báo và nhờ một người liên hệ đáng tin cậy phân phát chúng tại các cuộc họp và sự kiện không?
• Tạo dòng thời gian truyền thông của bạn – hãy xem phần Nhận tin tức!: Hướng dẫn lập kế hoạch truyền thông bên dưới. Hãy đảm bảo thực hiện việc này sớm - nhiều tờ báo và bản tin yêu cầu thông báo trước 4 tuần!
• Lập kế hoạch với ROP về cách chúng tôi sẽ mang triển lãm đến cho bạn– liên hệ với ROP tại sidra@rop.org. Chúng tôi sẽ cố gắng hết sức để đưa triển lãm đến tay bạn với nỗ lực tối thiểu từ các thành viên trong nhóm của bạn, nhưng chúng tôi có thể cần sự giúp đỡ của bạn trong việc điều phối phương tiện vận chuyển. Ngoài ra, hãy bắt đầu nói chuyện với ROP về thời điểm và cách thức nhóm của bạn chuyển triển lãm cho những người tổ chức tiếp theo.

2 tuần trước khi triển lãm bắt đầu:

• Gọi - qua điện thoại! – tất cả những người bạn muốn gặp tại triển lãm (và bất kỳ sự kiện nào bạn đang lên kế hoạch với nó). Hãy nhớ rằng lời mời cá nhân là cách tốt nhất để thu hút mọi người tham dự. Thời gian tốt nhất để gọi điện là vào buổi tối từ 6 giờ chiều đến 8 giờ tối hoặc vào các buổi sáng cuối tuần. Một bữa tiệc gọi điện là một cách thú vị để thực hiện các cuộc gọi điện thoại và hãy nhớ chia nhỏ danh sách của bạn để mọi người nhận được cuộc gọi từ một người thân thiết với họ, nếu có thể.
• Đảm bảo rằng các thông báo qua email được gửi đi từ các đồng minh của bạn và các tờ báo địa phương cũng như các nguồn tin tức cộng đồng đang đưa thông báo về sự kiện của bạn! Bạn chưa thấy nó? Hãy gọi điện thân thiện để nhắc nhở họ!

1 tuần trước khi triển lãm bắt đầu:

• Chuẩn bị hậu cần:
  • thực phẩm và đồ uống cho sự kiện
  • bất kỳ tài liệu nào khác có thể quan trọng đối với cuộc triển lãm: thông tin về nhóm của bạn và cách liên lạc, bảng đăng nhập, tài liệu quảng cáo triển lãm ROP và phong bì chuyển tiền quyên góp ROP. (Vật liệu ROP được bao gồm trong gói máy chủ)
• Gửi email nhắc nhở và các cuộc gọi điện thoại tiếp theo cho mọi người khi cần.
• Thực hiện các cuộc gọi truyền thông và thực hiện các công việc truyền thông khác nếu cần.
• Xác nhận vai trò cho triển lãm và sự kiện.

• Ai sẽ giới thiệu sự kiện này? Ai đang chuẩn bị đồ giải khát? Ai đang chào đón mọi người khi họ bước vào cửa, yêu cầu họ đăng nhập vào tờ đăng nhập?
• Xác nhận thời gian và cách thức nhóm của bạn sẽ nhận được vật trưng bày từ ROP.

Ngày của:

• Ngày đó đã đến! Nếu bạn tổ chức một sự kiện đi kèm với triển lãm: hãy sắp xếp ghế, bàn, thiết bị và thức ăn! Nếu bạn sắp tổ chức sự kiện khai mạc, hãy nhớ đến sớm vài giờ để khắc phục sự cố về tài nguyên công nghệ: máy tính, âm thanh, máy chiếu và màn hình.
• Đưa ra các tài liệu đi kèm của bạn (bất kỳ tài liệu nào về nhóm của bạn và cách liên lạc, bảng đăng nhập, tài liệu quảng cáo về triển lãm ROP và phong bì chuyển tiền quyên góp ROP).
• Đối với sự kiện của bạn, bạn nên chỉ định một người trong nhóm của bạn làm “MC” chính thức Người dẫn chương trình. Người này sẽ giới thiệu nhóm tổ chức địa phương, ROP, kết thúc sự kiện và nếu có thể sẽ kêu gọi quyên góp. Các khoản quyên góp nên được chấp nhận nhưng đừng lo lắng về việc đặt mục tiêu gây quỹ. Số tiền huy động được sẽ được chuyển đến ROP để trang trải chi phí vận chuyển trừ khi có thỏa thuận khác trước.

Sau cuộc triển lãm:

• Chắc chắn rằng theo dõi kịp thời những người tham gia, mang đến cho cả những người tham dự và các thành viên trong nhóm của bạn những người không thể biến nó thành điểm nổi bật của sự kiện. Hãy nhớ đưa ra các bước đi tiếp theo cho nhóm của bạn và cung cấp cho mọi người cách để tham gia nhiều hơn vào việc tạo ra các cộng đồng công bằng và hòa nhập.
• Bạn có thể gửi thông cáo báo chí tiếp theo (bao gồm một bức ảnh!) tới tờ báo địa phương chia sẻ sự kiện thành công của bạn! Có bước tiếp theo nào bạn muốn mời các thành viên tiềm năng không?
• Hoàn thành và gửi lại mẫu đánh giá máy chủ tới ROP trong vòng hai tuần, cùng với các biểu mẫu đánh giá người tham gia đã hoàn thành và bản sao của các tài liệu công cộng như các mẩu báo chí, áp phích, dấu trang, ảnh và quảng cáo. Chúng tôi rất muốn chia sẻ bất cứ điều gì bạn muốn chia sẻ về những gì bạn đã làm với mạng lưới!
• Xác nhận với ROP ai và bằng cách nào nhóm của bạn sẽ chuyển triển lãm cho những người tổ chức tiếp theo.