Hướng dẫn tổ chức triển lãm

Bắc cầu chia rẽ, bảo vệ phẩm giá

Người dân nông thôn Oregon đã chuyển đổi nền dân chủ như thế nào
chuyển tiếp từ năm 1992!

Chào mừng bạn đến với Hướng dẫn tổ chức triển lãm dành cho Kết nối sự chia rẽ, bảo vệ phẩm giá: Người dân vùng nông thôn Oregon đã thúc đẩy nền dân chủ tiến lên như thế nào kể từ năm 1992! Chúng tôi rất vui mừng khi cộng đồng của bạn muốn tổ chức triển lãm du lịch kỷ niệm 30 năm tổ chức nông thôn với Dự án Tổ chức Nông thôn! Hướng dẫn lập kế hoạch này nhằm hỗ trợ bạn trong việc tổ chức triển lãm du lịch. Bạn cũng có một nhóm người tại ROP sẵn sàng hỗ trợ bạn.

Hướng dẫn này bao gồm các tài nguyên giúp lập kế hoạch dừng chuyến tham quan địa phương của bạn và giúp tổ chức đi đúng hướng, bao gồm các mốc thời gian lập kế hoạch được đề xuất:

Triển lãm là gì và có gì trong hướng dẫn này?

Năm 2022 đánh dấu thập kỷ thứ ba kể từ khi mạng lưới các nhóm nhân phẩm ở nông thôn cùng nhau bảo vệ nền dân chủ và đánh bại Biện pháp 9, một biện pháp bỏ phiếu kỳ thị người đồng tính do Liên minh Công dân Oregon đưa ra. Kể từ đó, mạng lưới đó trở thành Dự án Tổ chức Nông thôn và chúng tôi đã cùng nhau giành được những chiến thắng quan trọng cũng như học được những bài học quan trọng về điều gì khiến tổ chức nông thôn thành công lâu dài. Chúng tôi nhân cơ hội bước sang tuổi 30 này để nói chuyện với hàng trăm nhà lãnh đạo và nhà tổ chức cộng đồng hiện tại và lịch sử trên khắp tiểu bang, đồng thời chúng tôi cùng nhau suy ngẫm về 30 năm tổ chức mạnh mẽ ở nông thôn cũng như những cách chúng tôi đã học hỏi và phát triển trong suốt chặng đường.
Kết quả là cuộc triển lãm du lịch này, Cầu nối sự chia rẽ, Bảo vệ phẩm giá, mà nhóm của bạn có thể sử dụng để bắt đầu cuộc trò chuyện cộng đồng về việc tổ chức vì nhân phẩm và dân chủ trong thị trấn của bạn. Nó có thể mang đến một không gian để mọi người kết nối, chia sẻ những kỷ niệm của riêng họ về phong trào quan trọng này và liên hệ quá khứ với thời điểm hiện tại của chúng ta trong khi cùng nhau lập chiến lược về thế giới mà chúng ta có thể xây dựng cho các thế hệ tương lai!

Bắc cầu chia rẽ, bảo vệ phẩm giá bao gồm tám bảng độc lập nêu lên những câu chuyện về tổ chức mạnh mẽ ở nông thôn, từ việc đánh bại Biện pháp Lá phiếu 9 đến cứu hàng trăm bưu điện nông thôn khỏi bị đóng cửa và hành động bảo vệ Người da đen ở mọi nơi trong bang. Thiết kế này được tạo ra đặc biệt để có thể dễ dàng lắp đặt ở cuối giá sách thư viện, trong trung tâm cộng đồng hoặc hội trường, hoặc trên lối đi trong công viên địa phương của bạn. Tay áo có hai mặt, một mặt là tiếng Tây Ban Nha và một mặt là tiếng Anh. Chúng tôi mời bạn nghĩ về những cách đưa lịch sử phong trào này đến cộng đồng của bạn có thể thúc đẩy những người hàng xóm và các nhà lãnh đạo chính trị của bạn hành động!

Nếu bạn muốn xem nội dung của các bảng triển lãm, bạn có thể xem chúng tại https://tinyurl.com/3fj6dv8m.

Các câu hỏi thường gặp

ROP có thể hỗ trợ sự kiện của tôi như thế nào? ROP sẽ giúp điều phối việc đưa triển lãm đến và đi từ khu vực của bạn cũng như hỗ trợ bạn lập kế hoạch, tiếp cận và chiến lược.

Có mất phí tổ chức triển lãm không? Nhóm của bạn không phải trả chi phí nào cho việc tổ chức triển lãm.

Triển lãm bao gồm những gì?

  • Nó bao gồm tám tấm cao 7 feet và rộng khoảng 3 feet. Các tấm được tạo thành từ các ống bọc vải trượt trên các khung kim loại nhẹ, có thể thu gọn.
  • Toàn bộ triển lãm được đựng trong 8 túi (mỗi túi đựng một bảng điều khiển), tổng trọng lượng chưa đến 80 pound và có thể vừa với bất kỳ chiếc ô tô nào!

Tôi có thể thiết lập nó bằng cách nào và ở đâu? Vật trưng bày có thể được bố trí ngoài trời hoặc trong nhà, nhưng vui lòng không để nó ngoài trời khi trời mưa như trút nước hoặc không có người trông coi ở nơi nào đó vì có thể nó sẽ bị đánh cắp. Bạn có thể tìm thêm chi tiết trong phần hướng dẫn thiết lập và gỡ xuống.

Lịch trình lập kế hoạch triển lãm

Tổ chức triển lãm này là cơ hội tuyệt vời để bắt đầu hoặc tăng cường đối thoại trong cộng đồng nông thôn về những chiến thắng đã giành được trong 30 năm qua và những gì chúng ta có thể cùng nhau làm trong 30 năm tới. Với việc lập kế hoạch tốt, sự kiện này có thể củng cố nhóm địa phương của bạn và mang lại lợi ích cho bạn. cộng đồng cùng nhau nâng cao phẩm giá con người cho tất cả mọi người.

Quan trọng nhất, một kế hoạch tiếp cận vững chắc sẽ đảm bảo rằng những người tham gia sẽ được vào phòng! Tuân theo dòng thời gian này sẽ cho phép nhóm của bạn lên kế hoạch cho một sự kiện hiệu quả và có tác động với tốc độ có thể quản lý được:

6 tuần trước khi triển lãm bắt đầu:

  • Tập hợp đội ngũ tổ chức của bạn. Số người lý tưởng để lên kế hoạch cho sự kiện này là khoảng 5-7 người, tuy nhiên bạn nên có tối thiểu 3 người tham gia. Nếu bạn đang nghĩ đến việc tuyển người vào nhóm nhân phẩm tại địa phương của mình, đây có thể là cơ hội để bạn yêu cầu họ tham gia!
  • Thảo luận với nhóm của bạn về điều bạn hy vọng thu được khi tổ chức cuộc triển lãm. Bạn hy vọng cuộc triển lãm sẽ ảnh hưởng hoặc định hình tác phẩm của bạn như thế nào? Đây có phải là cơ hội để nhóm của bạn tiếp cận đối tượng mới và tuyển dụng tình nguyện viên mới không? Bạn có thể hợp tác với ai để tổ chức sự kiện này? Bạn có hy vọng xây dựng được khả năng lãnh đạo trong nhóm của mình không? Bạn có muốn lên lịch một cuộc họp tiếp theo để mời những người tham gia sự kiện tiếp tục cuộc trò chuyện đã bắt đầu không?
  • Hãy suy nghĩ xem những sự kiện, chương trình hoặc cơ hội giáo dục nào có thể đi kèm với cuộc triển lãm. Sử dụng Menu Tùy chọn để có ý tưởng! Liên hệ với ROP tại sidra@rop.org và cho chúng tôi biết chúng tôi có thể giúp đỡ như thế nào!
  • Xác nhận khoảng trống để tổ chức triển lãm. Hãy ghi nhớ đối tượng mục tiêu của bạn– không gian có thể ảnh hưởng đến việc ai cảm thấy được chào đón tham gia sự kiện. Phòng có phù hợp cho người sử dụng xe lăn và xe tập đi không? Nếu bạn cần sử dụng máy chiếu, bạn có thể làm tối phòng khi sử dụng máy chiếu không? Đảm bảo vị trí có sẵn và đặt chỗ trước. Ví dụ về các địa điểm có thể xảy ra bao gồm thư viện, khán phòng trường học và trung tâm cộng đồng.
  • Nếu bạn đang có kế hoạch tổ chức một sự kiện đi kèm với triển lãm bạn cũng sẽ cần một căn phòng hoặc không gian gần đó để khán giả có thể tụ tập.
  • Hãy suy nghĩ xem bạn dự định tiếp cận ai! Sử dụng phần tiếp theo để giúp bắt đầu kế hoạch đó!

5 tuần trước khi triển lãm bắt đầu:

  • Bắt đầu tiếp cận những người và nhóm quan trọng trong cộng đồng của bạn để yêu cầu các nhà đồng tài trợ và mọi người giúp truyền bá. Các nhà giáo dục, các nhà lãnh đạo đức tin và các nhà sử học địa phương đều là những nơi tốt để bắt đầu.
  • Hãy suy nghĩ về hậu cần. Điều tra xem địa điểm có những thiết bị nào (micro cho phòng lớn hơn, máy chiếu, màn hình máy chiếu, v.v.) và những gì bạn cần mang theo. Hãy suy nghĩ về cách sử dụng không gian tại địa điểm của bạn và loại thức ăn hoặc đồ uống giải khát nào bạn có thể chọn cung cấp để tạo ra bầu không khí trò chuyện ấm áp, hấp dẫn.
  • Đây là thời điểm tốt để đảm bảo bạn có tài liệu quảng cáo, áp phích hoặc tài liệu khác để chia sẻ về nhóm của mình. Đây là một cơ hội lớn để phát triển cơ sở tình nguyện và đội ngũ lãnh đạo của bạn!
  • Tạo bản nháp của lời mời “lưu lại ngày” cho email và thư từ, thông cáo báo chí, tờ rơi và bất kỳ tài liệu nào khác mà bạn có thể cần.
  • Các mẫu vật liệu này là một phần của gói này để bạn sử dụng hoặc sửa đổi...thật dễ dàng!

4 tuần trước khi triển lãm bắt đầu:

  • Hoàn thiện và gửi lời mời “lưu ngày” trên giấy và qua email. Hãy chắc chắn rằng bạn bao gồm các thông báo cho bất kỳ sự kiện nào sẽ đi kèm với triển lãm!
  • Bắt đầu nói ra tới công chúng bằng tờ rơi và áp phích: nhà thờ, nhóm dân sự và trường học sẽ là những nơi tốt để thử. Bạn có thể tạo ¼ tờ thông báo và nhờ một người liên hệ đáng tin cậy phân phát chúng tại các cuộc họp và sự kiện không?
  • Tạo dòng thời gian truyền thông của bạn – hãy xem phần Nhận tin tức!: Hướng dẫn lập kế hoạch truyền thông bên dưới. Hãy đảm bảo thực hiện việc này sớm - nhiều tờ báo và bản tin yêu cầu thông báo trước 4 tuần!
  • Lập kế hoạch với ROP về cách chúng tôi sẽ mang triển lãm đến cho bạn– liên hệ với ROP tại sidra@rop.org. Chúng tôi sẽ cố gắng hết sức để đưa triển lãm đến tay bạn với nỗ lực tối thiểu từ các thành viên trong nhóm của bạn, nhưng chúng tôi có thể cần sự giúp đỡ của bạn trong việc điều phối phương tiện vận chuyển. Ngoài ra, hãy bắt đầu nói chuyện với ROP về thời điểm và cách thức nhóm của bạn chuyển triển lãm cho những người tổ chức tiếp theo.

2 tuần trước khi triển lãm bắt đầu:

  • Gọi - qua điện thoại! – tất cả những người bạn muốn gặp tại triển lãm (và bất kỳ sự kiện nào bạn đang lên kế hoạch với nó). Hãy nhớ rằng lời mời cá nhân là cách tốt nhất để thu hút mọi người tham dự. Thời gian tốt nhất để gọi điện là vào buổi tối từ 6 giờ chiều đến 8 giờ tối hoặc vào các buổi sáng cuối tuần. Một bữa tiệc gọi điện là một cách thú vị để thực hiện các cuộc gọi điện thoại và hãy nhớ chia nhỏ danh sách của bạn để mọi người nhận được cuộc gọi từ một người thân thiết với họ, nếu có thể.
  • Đảm bảo rằng các thông báo qua email được gửi đi từ các đồng minh của bạn và các tờ báo địa phương cũng như các nguồn tin tức cộng đồng đang đưa thông báo về sự kiện của bạn! Bạn chưa thấy nó? Hãy gọi điện thân thiện để nhắc nhở họ!

1 tuần trước khi triển lãm bắt đầu:

  • Chuẩn bị hậu cần:
    • thực phẩm và đồ uống cho sự kiện
    • bất kỳ tài liệu nào khác có thể quan trọng đối với cuộc triển lãm: thông tin về nhóm của bạn và cách liên lạc, bảng đăng nhập, tài liệu quảng cáo triển lãm ROP và phong bì chuyển tiền quyên góp ROP. (Vật liệu ROP được bao gồm trong gói máy chủ)
  • Gửi email nhắc nhở và các cuộc gọi điện thoại tiếp theo cho mọi người khi cần.
  • Thực hiện các cuộc gọi truyền thông và thực hiện các công việc truyền thông khác nếu cần.
  • Xác nhận vai trò cho triển lãm và sự kiện.
  • Ai sẽ giới thiệu sự kiện này? Ai đang chuẩn bị đồ giải khát? Ai đang chào đón mọi người khi họ bước vào cửa, yêu cầu họ đăng nhập vào tờ đăng nhập?
  • Xác nhận thời gian và cách thức nhóm của bạn sẽ nhận được vật trưng bày từ ROP.

Ngày của:

  • Ngày đó đã đến! Nếu bạn tổ chức một sự kiện đi kèm với triển lãm: hãy sắp xếp ghế, bàn, thiết bị và thức ăn! Nếu bạn sắp tổ chức sự kiện khai mạc, hãy nhớ đến sớm vài giờ để khắc phục sự cố về tài nguyên công nghệ: máy tính, âm thanh, máy chiếu và màn hình.
  • Đưa ra các tài liệu đi kèm của bạn (bất kỳ tài liệu nào về nhóm của bạn và cách liên lạc, bảng đăng nhập, tài liệu quảng cáo về triển lãm ROP và phong bì chuyển tiền quyên góp ROP).
  • Đối với sự kiện của bạn, bạn nên chỉ định một người trong nhóm của bạn làm “MC” chính thức Người dẫn chương trình. Người này sẽ giới thiệu nhóm tổ chức địa phương, ROP, kết thúc sự kiện và nếu có thể sẽ kêu gọi quyên góp. Các khoản quyên góp nên được chấp nhận nhưng đừng lo lắng về việc đặt mục tiêu gây quỹ. Số tiền huy động được sẽ được chuyển đến ROP để trang trải chi phí vận chuyển trừ khi có thỏa thuận khác trước.

Sau cuộc triển lãm:

  • Chắc chắn rằng theo dõi kịp thời những người tham gia, mang đến cho cả những người tham dự và các thành viên trong nhóm của bạn những người không thể biến nó thành điểm nổi bật của sự kiện. Hãy nhớ đưa ra các bước đi tiếp theo cho nhóm của bạn và cung cấp cho mọi người cách để tham gia nhiều hơn vào việc tạo ra các cộng đồng công bằng và hòa nhập.
  • Bạn có thể gửi thông cáo báo chí tiếp theo (bao gồm một bức ảnh!) tới tờ báo địa phương chia sẻ sự kiện thành công của bạn! Có bước tiếp theo nào bạn muốn mời các thành viên tiềm năng không?
  • Hoàn thành và gửi lại mẫu đánh giá máy chủ tới ROP trong vòng hai tuần, cùng với các biểu mẫu đánh giá người tham gia đã hoàn thành và bản sao của các tài liệu công cộng như các mẩu báo chí, áp phích, dấu trang, ảnh và quảng cáo. Chúng tôi rất muốn chia sẻ bất cứ điều gì bạn muốn chia sẻ về những gì bạn đã làm với mạng lưới!
  • Xác nhận với ROP ai và bằng cách nào nhóm của bạn sẽ chuyển triển lãm cho những người tổ chức tiếp theo.

Menu tùy chọn: Sự kiện đi kèm

Tài liệu này nhằm giúp bạn suy nghĩ xem bạn muốn lên kế hoạch về (những) sự kiện nào xung quanh việc tổ chức triển lãm! Nếu nhóm của bạn đã có kế hoạch hoặc đang nghĩ đến điều gì đó, vui lòng thực hiện điều đó và cho chúng tôi biết cách chúng tôi có thể hỗ trợ bạn trong kế hoạch của mình!

  • Đêm phim: Chiếu một bộ phim tài liệu thu hút mọi người đến triển lãm và mở ra các cuộc trò chuyện về bất kỳ vấn đề và chiến dịch nào trong triển lãm, từ quyền của người nhập cư đến tổ chức bầu cử đến công lý chủng tộc. Tổ chức một cuộc thảo luận sau đó với các bước hành động khả thi để mọi người tiến về phía trước.
  • Bảng điều khiển: Tổ chức một hội thảo với các lãnh đạo địa phương lâu năm hoặc những người lớn tuổi trong phong trào khác để chia sẻ những kỷ niệm của họ trong 30 năm qua và tầm nhìn của họ về tương lai.
    • Cảm thấy bị mắc kẹt? Hãy liên hệ với các nhà sử học, nhà giáo dục và thủ thư ở địa phương của bạn và hỏi ý kiến của họ về những người lãnh đạo cộng đồng và những người lớn tuổi có thể trở thành diễn giả giỏi.
  • Cuộc trò chuyện trong phòng khách: Cuộc trò chuyện trong phòng khách là những cuộc tụ họp ngẫu nhiên tại nhà của ai đó hoặc một nơi ấm cúng khác, nơi các thành viên trong cộng đồng đồng ý tôn trọng lẫn nhau (nhưng không nhất thiết phải đồng ý) và nói về một vấn đề đặc biệt khó hiểu hoặc gây tranh cãi trong ngày. Đó là không gian dành cho giáo dục, học hỏi lẫn nhau, lắng nghe kinh nghiệm của nhau và xây dựng phân tích của chúng tôi về cách các vấn đề được kết nối với nhau. Người tổ chức ROP có thể giúp tạo điều kiện thuận lợi cho cuộc trò chuyện này hoặc hỗ trợ bạn phát triển chương trình nghị sự để bạn có thể dẫn dắt nó!
  • Hợp tác với trường học: Hợp tác với các nhà giáo dục địa phương để đưa triển lãm trực tiếp đến học sinh và giáo viên, đồng thời kết nối triển lãm với chương trình giảng dạy phù hợp. Bố trí cuộc triển lãm trong phòng tập thể dục hoặc khán phòng để giáo viên có thể đưa lớp của họ đi xem cuộc triển lãm suốt cả ngày.

Hãy biến sự kiện của bạn thành một phần trong kế hoạch hành động của bạn!

  • Hãy thành lập một nhóm nhân phẩm địa phương! Gặp gỡ bạn bè và những người khác trong cộng đồng của bạn với những giá trị được chia sẻ để nói về sự thay đổi mà bạn muốn thực hiện. Mang theo một tờ đăng nhập như thế này đến cuộc họp đầu tiên của bạn, cho dù đó là cuộc trò chuyện về cuộc triển lãm này hay điều gì khác!
  • Phân phát hướng dẫn bầu cử Hành động dành cho Thị trấn Nhỏ vì Dân chủ Mới (STAND) từ ROP: Cuộc bầu cử đang đến gần với chúng ta và hướng dẫn bầu cử STAND là người bắt đầu cuộc trò chuyện tuyệt vời. Hướng dẫn TIÊU CHUẨN có thông tin về ai có thể bỏ phiếu, cách bỏ phiếu và những biện pháp bỏ phiếu trên toàn tiểu bang sẽ được đưa ra bỏ phiếu vào ngày 8 tháng 11. Bạn có thể tận dụng cơ hội này để đi đến từng nhà, kết nối với hàng xóm của mình và tìm hiểu các vấn đề thực tế cũng như những quyết định quan trọng mà chúng ta phải đối mặt trong lá phiếu năm nay.
  • Áp phích chào mừng tại các doanh nghiệp địa phương: Hành động đầu tiên tuyệt vời với tư cách là một nhóm có thể là đi vòng quanh các doanh nghiệp địa phương và yêu cầu họ đăng các áp phích chào mừng. Điều này khuyến khích các doanh nghiệp và tổ chức địa phương công khai và chủ động xây dựng một cộng đồng thân thiện bằng cách dán áp phích trên cửa sổ cửa hàng của họ. Nó cũng giúp xây dựng hồ sơ nhóm của bạn trong cộng đồng đồng thời vạch ra các đồng minh trong cộng đồng cho những nỗ lực tổ chức trong tương lai. (Hãy xem ví dụ này từ Quận Coos, Oregon!)

Chiến lược tiếp cận: Mời ai và như thế nào

Bắt đầu với mục tiêu của bạn: bạn muốn ai đến thăm triển lãm này? Bạn có tổng số người muốn tham dự không? Dưới đây là một số mẹo giúp bạn đạt được mục tiêu của mình!

Đầu tiên, hãy xem xét các nhà đồng tài trợ. Các nhà đồng tài trợ có thể giúp truyền bá thông tin về sự kiện, chia sẻ chi phí tổ chức sự kiện, hỗ trợ sắp xếp, dọn dẹp cũng như cung cấp đồ uống giải khát. Đừng ngại yêu cầu $25-100 giúp trang trải chi phí lưu trữ nếu bạn muốn – đồ uống giải khát và sao chép tờ rơi không miễn phí! Thông thường các tổ chức đồng tài trợ muốn có tên của họ trên tờ rơi và thư mời, vì vậy hãy hỏi các nhà đồng tài trợ sớm.

Một số ví dụ về các nhà đồng tài trợ tốt bao gồm thư viện, trường cao đẳng cộng đồng hoặc trường trung học, hiệp hội lịch sử, nhà tạm trú hoặc nhóm dịch vụ cho thanh thiếu niên, nhà thờ và cộng đồng tín ngưỡng lớn hơn cũng như các nhà cung cấp dịch vụ bạo hành gia đình và tình dục. Tiếp cận các tổ chức chính thống là cơ hội tuyệt vời để mở rộng phạm vi tiếp cận của nhóm bạn!

  • GỢI Ý: liên hệ với các trường trung học, cao đẳng cộng đồng và đại học tại địa phương để yêu cầu giáo viên các môn liên quan (ví dụ: lịch sử, nghiên cứu xã hội, xã hội học, dân tộc học, luật, nhân chủng học) khuyến khích học sinh tham gia chương trình hoặc cung cấp các cơ hội tín chỉ bổ sung. Đây là một cách tuyệt vời để mang lại những tiếng nói mới vào cuộc trò chuyện.

Tiếp theo, hãy xem xét những người và nhóm chủ chốt trong cộng đồng của bạn, những người có thể chứng thực cuộc triển lãm, chẳng hạn như quản trị viên trường học, nhân vật chính trị và thành viên tích cực của cộng đồng.

Cuối cùng và quan trọng nhất, hãy mời căn cứ của bạn! Với sự hỗ trợ từ người tổ chức nhân viên của bạn tại ROP, hãy biên soạn thông tin liên hệ cho các thành viên trong nhóm của bạn. Động não các mối liên hệ cá nhân và các thành viên tích cực trong cộng đồng để thêm vào danh sách. Hãy nhớ rằng: các cuộc gọi và lời mời cá nhân là cách hiệu quả nhất để thu hút mọi người tham gia. Như với tất cả các sự kiện, việc thúc đẩy mối quan hệ với những người hàng xóm và bạn bè khác là điều quan trọng để tạo ra những cộng đồng mạnh mẽ và hỗ trợ. Một lời mời cá nhân hấp dẫn hơn nhiều so với một email, bưu phẩm hoặc cuộc gọi điện thoại từ một tình nguyện viên làm việc ở Cottage Grove! Ngoài ra, hãy ghi nhớ quy tắc một nửa: một nửa số người cam kết sẽ tham dự sẽ thực sự tham dự và thông thường, tỷ lệ này thậm chí còn ít hơn đối với những người đánh dấu “Sẽ tham gia” trên Facebook.

Hãy xem Hướng dẫn lập kế hoạch truyền thông đi kèm để biết các mẹo lập kế hoạch thu hút truyền thông!

Tài nguyên gói máy chủ bổ sung

Hướng dẫn máy chủ này cũng là một phần của gói máy chủ lớn hơn mà người tổ chức ROP có thể chia sẻ với bạn! Gói máy chủ bao gồm:

Print Friendly, PDF & Email
Tiếng Việt