Guía del anfitrión de la exposición

Organizar esta exposición es una gran oportunidad para iniciar o fortalecer el diálogo en las comunidades rurales sobre las victorias obtenidas en los últimos 30 años y lo que podemos hacer juntos en los próximos 30. Con una buena planificación, este evento puede fortalecer a su grupo local y acercar sus comunidad para promover la dignidad humana para todos.

¡Lo más importante es que un plan de divulgación sólido garantizará que los participantes lleguen a la sala! Seguir este cronograma le permitirá a su grupo planificar un evento efectivo e impactante a un ritmo manejable:

6 semanas antes del inicio de la exposición:

• Reúne a tu equipo organizador. El número ideal de personas para planificar este evento es de unas 5-7, aunque deberías tener un mínimo de 3 personas trabajando en él. Si ha estado pensando en personas para reclutar en su grupo local de dignidad humana, ¡esta podría ser su oportunidad para pedirles que contribuyan!
• Discuta con su grupo qué espera obtener al albergar la exhibición. ¿Cómo espera que la exposición influya o dé forma a su trabajo? ¿Será esta una oportunidad para que su grupo llegue a nuevas audiencias y reclute nuevos voluntarios? ¿Con quién podrías asociarte para realizar el evento? ¿Espera desarrollar liderazgo dentro de su propio grupo? ¿Quiere programar una reunión de seguimiento para invitar a los participantes del evento a continuar la conversación que comienza?
• Piense en qué eventos, programación u oportunidades educativas podrían acompañar a la exhibición. ¡Utilice el menú de opciones para obtener ideas! Póngase en contacto con ROP en sidra@rop.org ¡Y cuéntanos cómo podemos ayudarte!
• Confirmar un espacio para realizar la exposición. Tenga en cuenta su público objetivo: el espacio puede influir en quién se siente bienvenido al evento. ¿La habitación es accesible para personas que utilizan sillas de ruedas y andadores? Si necesita utilizar un proyector, ¿puede oscurecer la habitación cuando el proyector esté en uso? Asegúrese de que la ubicación esté disponible y hacer resevaciones. Ejemplos de lugares probables incluyen bibliotecas, auditorios escolares y centros comunitarios.

• Si está planeando un evento para acompañar la exposición También necesitará una sala o espacio cercano donde pueda reunirse una audiencia.
• ¡Piensa en a quién planeas comunicarte! ¡Utilice la siguiente sección para ayudar a poner en marcha esa planificación!

5 semanas antes del inicio de la exposición:

• Iniciar la divulgación a personas y grupos clave en su comunidad para solicitar copatrocinadores y personas que ayuden a correr la voz. Los educadores, los líderes religiosos y los historiadores locales son buenos lugares para comenzar.
• Piensa en la logística. Investigue qué equipo (micrófono para salas más grandes, proyector, pantalla de proyección, etc.) está disponible en el lugar y qué necesita traer. Piense en cómo utilizar el espacio en su ubicación y qué tipo de comida o refrigerios puede elegir ofrecer para crear una atmósfera cálida, acogedora y conversacional.
• Este es un buen momento para asegurarse de tener un folleto, un cartel u otros materiales para compartir sobre su grupo. ¡Esta es una gran oportunidad para hacer crecer su base de voluntarios y su equipo de liderazgo!
• Crear borradores de invitaciones para "reservar la fecha" para correo electrónico y postal, comunicados de prensa, folletos y cualquier otro material que pueda necesitar.
• Muestras de estos materiales son parte de este paquete. para que lo uses o modifiques… ¡eso fue fácil!

4 semanas antes del inicio de la exposición:

• Finalice y envíe invitaciones para “reservar la fecha” en papel y por correo electrónico. ¡Asegúrese de incluir anuncios para cualquier evento que acompañe a la exhibición!
• Empieza a correr la voz al público con folletos y carteles: iglesias, grupos cívicos y escuelas serían buenos lugares para intentarlo. ¿Puede hacer anuncios de ¼ de hoja y pedirle a un contacto de confianza que los distribuya en reuniones y eventos?
• Crea tu línea de tiempo de medios – ¡Consulte Obteniendo cobertura!: Guía de planificación de medios a continuación. Asegúrese de hacerlo con anticipación: ¡muchos periódicos y boletines requieren un aviso de 4 semanas!
• Haga un plan con ROP sobre cómo le entregaremos la exhibición.– póngase en contacto con ROP en sidra@rop.org. Haremos todo lo posible para llevarle la exhibición con el mínimo esfuerzo por parte de los miembros de su grupo, pero es posible que necesitemos su ayuda para coordinar el transporte. Además, comience a hablar con ROP sobre cuándo y cómo su grupo pasará la exhibición a los próximos anfitriones.

2 semanas antes del inicio de la exposición:

• Llame – ¡por teléfono! – todas las personas que te gustaría ver en la exposición (y cualquier evento que estés planeando con él). Recuerde que las invitaciones personales son la mejor manera de conseguir que la gente asista. El mejor horario para llamar es por la tarde, entre las 18.00 y las 20.00 horas, o los fines de semana por la mañana. Una llamada grupal es una forma divertida de hacer llamadas telefónicas y asegúrese de dividir su lista para que las personas reciban una llamada de una persona cercana a ellos, si es posible.
• ¡Asegúrese de que sus aliados envíen los anuncios por correo electrónico y que los periódicos locales y las fuentes de noticias de la comunidad publiquen el aviso del evento! ¿Aún no lo ves? ¡Dales una llamada telefónica amigable para recordárselo!

1 semana antes del inicio de la exposición:

• Preparar la logística:
  • alimentos y bebidas para eventos
  • cualquier otro material que pueda ser importante para la exhibición: información sobre su grupo y cómo estar en contacto, una hoja de registro, los folletos de la exhibición de ROP y sobres de envío de donaciones de ROP. (Los materiales ROP están incluidos en el paquete del anfitrión)
• Envíe correos electrónicos de recordatorio y llamadas telefónicas de seguimiento a las personas según sea necesario.
• Realice llamadas a los medios y realice otros trabajos con los medios según sea necesario.
• Confirme los roles para la exhibición y el evento.

• ¿Quién presentará el evento? ¿Quién prepara los refrigerios? ¿Quién da la bienvenida a las personas cuando entran por la puerta y les pide que se registren en la hoja de registro?
• Confirme cuándo y cómo su grupo recibirá la exhibición de ROP.

Día de:

• ¡El día ha llegado! Si está organizando un evento para acompañar la exhibición: ¡instale sillas, mesas, equipos y comida! Si vas a realizar un evento de inauguración, asegúrate de llegar un par de horas antes para solucionar los problemas de tus recursos tecnológicos: computadora, sonido, proyector y pantalla.
• Coloque los materiales adjuntos (cualquier material sobre su grupo y cómo mantenerse en contacto, una hoja de registro, los folletos de exhibición de ROP y los sobres de envío de donaciones de ROP).
• Para tu evento, debes Designe a una persona de su grupo como el "MC" oficial. maestro de ceremonias. Esta persona presentará al grupo organizador local, ROP, concluirá el evento y, si es posible, solicitará donaciones. Se deben aceptar donaciones, pero no se preocupe por establecer una meta de recaudación de fondos. Los fondos recaudados se destinarán a ROP para cubrir los costos de transporte, a menos que se llegue a un acuerdo diferente por adelantado.

Después de la exposición:

• Asegúrese de realizar un seguimiento oportuno con los participantes, brindando tanto a las personas que asistieron como a los miembros de su grupo que no pudieron asistir lo más destacado del evento. Asegúrese de incluir los próximos pasos para su grupo y brinde a las personas una manera de involucrarse más en la creación de comunidades justas e inclusivas.
• Puede enviar una nota de prensa de seguimiento (¡incluida una foto!) al periódico local compartiendo su exitoso evento. ¿Hay próximos pasos a los que le gustaría invitar a miembros potenciales?
• Complete y devuelva el formulario de evaluación del anfitrión. a ROP dentro de dos semanas, junto con los formularios de evaluación de los participantes completados y copias de materiales públicos como recortes de prensa, carteles, marcadores, fotografías y anuncios. ¡Nos encantaría compartir cualquier cosa que quieras que se comparta sobre lo que hiciste con la red!
• Confirme con ROP quién y cómo su grupo pasará la exhibición a los próximos anfitriones.