展会主办方指南

举办这次展览是一个很好的机会，可以在农村社区开始或加强对话，讨论过去 30 年所取得的胜利以及我们在未来 30 年可以共同做的事情。通过良好的规划，这项活动可以加强您的当地团体并为您带来更多机会。社区共同促进所有人的人类尊严。

最重要的是，可靠的外展计划将确保参与者能够进入会议室！遵循此时间表将使您的团队能够以可管理的速度计划一场有效且有影响力的活动：

展览开始前6周：

• 召集你的组织团队。 计划此活动的理想人数约为 5-7 人，但至少应有 3 人参与。如果您一直在考虑招募人员加入当地的人类尊严团体，那么这可能是您邀请他们参与的机会！
• 与您的团队讨论您希望通过举办展览获得什么。 您希望这次展览将如何影响或塑造您的作品？这是否是您的团队接触新受众和招募新志愿者的机会？您可以与谁合作举办该活动？您希望在自己的团队中建立领导力吗？您想要安排后续会议来邀请活动参与者继续开始的对话吗？
• 集思广益，讨论展览可以举办哪些活动、节目或教育机会。 使用选项菜单寻找想法！联系 ROP： sidra@rop.org 并告诉我们如何提供帮助！
• 确认一个空格 举办展览。请记住您的目标受众——空间可能会影响谁对活动感到受欢迎。使用轮椅和助行器的客人可以使用客房吗？如果需要使用投影仪，可以在使用投影仪时将房间调暗吗？确保该位置可用，并且 预约。可能的场所包括图书馆、学校礼堂和社区中心。

• 如果您计划举办一场伴随展览的活动 您还需要附近有一个可供观众聚集的房间或空间。
• 集思广益，讨论你打算联系谁！ 使用下一部分来帮助启动该计划！

展览开始前5周：

• 开始接触关键人物和群体 在您的社区中寻求共同赞助者和人们来帮助传播信息。教育家、信仰领袖和当地历史学家都是很好的起点。
• 考虑一下物流。 调查该地点有哪些设备（适用于较大房间的麦克风、投影仪、投影仪屏幕等）以及您需要携带什么。考虑如何利用您所在位置的空间，以及您可以选择提供什么样的食物或茶点来营造温馨、诱人、对话的氛围。
• 现在是确保您有小册子、海报或其他材料可以分享有关您的团队的好时机。 这是扩大您的志愿者基础和领导团队的绝佳机会！
• 创建“保留日期”邀请草稿 用于电子邮件和邮件、新闻稿、传单以及您可能需要的任何其他材料。
• 这些材料的样本是此数据包的一部分 供您使用或修改......这很简单！

展览开始前4周：

• 确定并发出“保留日期”邀请 通过纸质和电子邮件。请确保包含展览附带的任何活动的公告！
• 开始宣传 通过传单和海报向公众展示：教堂、民间团体和学校将是值得尝试的好地方。您能否发布 ¼ 张公告并让值得信赖的联系人在会议和活动中分发它们？
• 创建您的媒体时间表 – 查看下面的获取报道！：媒体规划指南. 请务必尽早这样做——许多报纸和时事通讯都需要提前 4 周通知！
• 与 ROP 制定计划，确定我们如何将展品送到您手中– 联系 ROP： sidra@rop.org。我们将尽最大努力以最少的团队成员努力将展品送到您手中，但我们可能需要您帮助协调交通。另外，开始与 ROP 讨论您的团队何时以及如何将展览传递给下一位主持人。

展览开始前2周：

• 打电话——通过电话！ – 所有您想在展会上见到的人 （以及您正在计划的任何活动）。请记住，个人邀请是吸引人们参加的最佳方式。打电话的最佳时间是晚上 6 点到 8 点之间，或周末早上。呼叫方是一种有趣的打电话方式，并且请务必划分您的列表，以便人们能够接到与他们关系密切的人打来的电话（如果可能）。
• 确保电子邮件公告是从您的盟友发出的，并且当地报纸和社区新闻来源载有您的活动通知！ 还没看到吗？给他们一个友好的电话提醒他们！

展览开始前1周：

• 准备物流:
  • 活动食品和饮料
  • 对展览可能重要的任何其他材料：有关您的团体的信息以及如何联系、签到表、ROP 展览手册和 ROP 捐款汇款信封。 （ROP材料包含在主机包中）
• 根据需要向人们发送提醒电子邮件和后续电话。
• 根据需要拨打媒体电话并进行其他媒体工作。
• 确认展览和活动的角色。

• 谁来介绍一下这个活动？谁在准备茶点？谁在欢迎人们进门，并要求他们在签到表上签到？
• 确认您的团队何时以及如何收到 ROP 的展品。

日期：

• 这一天已经到来了！ 如果您要举办与展览相关的活动：准备椅子、桌子、设备和食物！如果您要举办开幕活动，请务必提前几个小时到达，以排除技术资源的故障：计算机、音响、投影仪和屏幕。
• 拿出您的随附材料（有关您的团队以及如何联系的任何材料、签到表、ROP 展览手册和 ROP 捐款汇款信封）。
• 对于您的活动，您应该 从您的小组中指定一个人作为官方“MC”， 司仪。此人将介绍当地组织团体 ROP、结束活动，并在可能的情况下寻求捐款。捐款应该被接受，但不必担心设定筹款目标。除非提前制定出不同的安排，否则筹集到的资金将转入 ROP 以支付运输费用。

展览结束后：

• 务必 及时跟进参与者，为参加者和未能成为活动亮点的小组成员提供帮助。请务必包括您的团队的下一步行动，并为人们提供一种更多地参与创建公正和包容性社区的方式。
• 您可以发送后续新闻稿 （包括照片！）到当地报纸分享您成功的活动！您想邀请潜在成员参与后续步骤吗？
• 填写并交回房东评估表 请在两周内将完整的参与者评估表以及新闻剪报、海报、书签、照片和广告等公共材料的副本提交给 ROP。我们很乐意分享您想分享的有关您在网络上所做的一切！
• 与 ROP 确认您的团队将由谁以及如何将展品传递给下一届主办方。