Repasen la NUEVA Guía de entrenamiento del circuito cívico: Protegiendo la democracia

¿Preguntas? ¡Conectémonos! Comuníquese con Sidra en sidra@rop.org o 541-799-6136.

¡Empezar!

1. Reúna a su equipo. Este evento requiere mucha planificación y necesitarás un grupo de personas confiables y enérgicas para llevarlo a cabo. 
2. Establece tu objetivo para el evento. El nuestro era (a) proteger la democracia exponiendo a los participantes a principios que son importantes para que un gobierno democrático prospere y, más importante, (b) motivar a las personas a participar activamente en la protección de la democracia. La idea es proporcionar información básica a los participantes, despertar su interés en realizar más lecturas/investigaciones por su cuenta y seguir con acciones.

Dos o tres meses antes de tu evento: ¡Planifica la logística! 

1. Decide cuántos temas cubrirás, con una estación para cada tema. Esto le ayudará a determinar qué lugar funcionará mejor y cuánto durará el evento. Según nuestro evento, recomendaríamos 15 minutos por estación con 2-3 minutos de tiempo de transición para las rotaciones. La cantidad de temas que cubras y el tiempo para cada uno decidirán la duración de tu evento y el tamaño del lugar requerido. ¿Cuáles son los elementos centrales de una democracia saludable que desea que los participantes exploren?
2. Estas son las estaciones incluidas en el evento Proteger la Democracia del Condado de Benton:
   • Seguridad electoral local: El Director de Registros y Elecciones del Condado de Benton y el Supervisor de Elecciones del Condado de Linn explicaron sus funciones y los procedimientos electorales del condado. Explicaron formas en que la gente puede actuar, incluida la observación del manejo y el recuento de las boletas.
   • Desinformación, propaganda y noticias falsas: Un bibliotecario público del condado de Corvallis-Benton compartió estrategias para evitar la difusión de información falsa. 
   • Mantenimiento de los derechos civiles: El Director de Derechos Civiles del Departamento de Justicia de Oregón respondió preguntas e interrogó a los participantes sobre la historia del derecho al voto. También compartió cómo los votantes pueden verificar el estado de su registro de votantes y los plazos para recibir su guía y boleta electoral.    
   • Papel de los funcionarios electos locales: Un comisionado del condado de Benton respondió preguntas sobre cómo los funcionarios electos representan a nuestras comunidades en la toma de decisiones gubernamentales. También compartió un manual sobre mejores prácticas para la democracia local para que podamos asegurarnos de que nuestros electos aborden las prioridades de nuestras comunidades.
   • Candidatura 101: Un profesor del Linn-Benton Community College y un concejal de la ciudad de Albany compartieron cómo se pueden elegir o nombrar candidatos para diversos puestos. Consulte la página de recursos para obtener más consejos para aquellos que están considerando postularse para el Concejo Municipal.
   • Reforma de la financiación de campañas: El presidente de la Cámara de Representantes de Oregón compartió recursos como el manual de financiamiento de campañas actual de Oregón y sugirió acciones como comunicarse con los funcionarios estatales electos para compartir su opinión sobre el tema. 
3. Elija algunas fechas posibles para el evento. Consulte los calendarios de la comunidad para ver qué otros grandes eventos o días festivos podrían atraer a su audiencia. Elegimos un domingo por la tarde, lo que pareció funcionar bien. 
4. Comuníquese o visite algunos lugares para ver cuáles son viables y acogedores para el evento. Descubre si alguna o todas las posibles fechas que has fijado funcionarán en cada una de las sedes. 
   • Evaluar la accesibilidad del espacio y si hay estacionamiento adecuado cerca. Celebramos nuestro evento en un espacio popular al aire libre en Corvallis, Common Fields, en julio. Asegúrese de que haya suficiente espacio para todas las estaciones. Organizamos una mesa con 10 a 12 sillas por estación según nuestra suposición de cuántas personas asistirían (¡lo cual es difícil de predecir!). Los espacios interiores funcionarán si son lo suficientemente grandes como para separar las estaciones de modo que la gente pueda oír. Considere una biblioteca local con salas de reuniones u otros lugares similares. 
     • Describe el evento al propietario o administrador del espacio para que comprenda tus necesidades y cuántas personas asistirán. 
     • Hágales saber que necesitará al menos una hora antes y una hora después del evento para la preparación y limpieza.
5. Decida a qué “expertos” se comunicará para preguntarles si serán presentadores en cada una de sus estaciones. Tuvimos un par de funcionarios electos como presentadores, lo que probablemente ayudó a atraer gente al evento. Elegimos a nuestros otros presentadores por su experiencia y capacidad de comunicación. También organizamos que un músico local tocara la guitarra durante los descansos entre estaciones, lo que contribuyó al disfrute y al ambiente festivo del evento.
6. Contacta con tus posibles presentadores. Explique cómo se estructurará el evento. Si están interesados en participar, pregunte si alguna o todas las fechas posibles funcionarán. Es probable que todos sus presentadores sean personas ocupadas con muchos compromisos, por lo que encontrar una fecha que funcione para todos será uno de los mayores desafíos. Si una fecha funciona para todas menos una o dos, considere buscar un presentador diferente para esas estaciones. También considere tener algunos planes de respaldo de último momento, en caso de que alguien necesite cancelar.
7. Establece la fecha, el lugar y los presentadores según la información que hayas recopilado. Este es un paso crucial y, una vez realizado, estará en el buen camino para hacer realidad el evento.
8. Planifique el cronograma y el momento del evento. Para este evento, los participantes rotaron por estaciones donde los presentadores compartieron durante un período de tiempo determinado y luego respondieron preguntas. Uno de los organizadores del evento tocó una campana cuando llegó el momento de rotar. ¡Hubo algo de tiempo para que la gente charlara, tomara comida y escuchara música en vivo! 
9. ¡Da a conocer tu evento y haz difusión! Diseñe un volante llamativo que explique lo suficiente como para despertar el interés de la gente. Póngase en contacto con periódicos y estaciones de radio y televisión, y publique información en las redes sociales. También hicimos producir un cartel y exhibirlo en el lugar durante dos semanas antes del evento. Consulte con su Cámara de Comercio local u oficina de turismo para ver si publicitarán su evento en sus publicaciones. Los miembros del equipo pueden correr la voz a través de sus redes de amigos y compañeros de trabajo.

Falta un mes: preparación final

1. Haga un seguimiento con los presentadores confirmados para asegurarse de que comprendan su función. Pídales que lleguen al menos 30 minutos antes del inicio programado del evento. Enviamos un correo electrónico detallado a cada uno de los presentadores, revisando nuevamente con ellos la estructura del evento. Asegúrese de dejar en claro que tendrán un límite de tiempo para cada presentación y que presentarán la misma información a una audiencia diferente varias veces durante el evento. Pregunte si quieren folletos físicos para entregárselos a los participantes. Si es así, dales una fecha límite para enviarte la información para imprimir. De lo contrario, pídales que le proporcionen la información (enlaces a lecturas adicionales, etc.) que enviará por correo electrónico a los participantes después del evento. Enfatice a cada presentador que debe incluir descripciones de las acciones que los participantes pueden realizar en el futuro en relación con su tema.
2. Visita el lugar y descubre cómo se montará. Asegúrese de que el lugar tenga suficientes sillas y mesas disponibles o haga arreglos para traer lo que sea necesario. Tenga una silla cómoda para cada presentador. Planee colocar sillas alrededor de cada mesa. (Teníamos de 10 a 12 en cada estación, pero es posible que necesite más o menos dependiendo de la asistencia esperada). Asegúrese de que las estaciones estén lo suficientemente separadas entre sí para que sea fácil para las personas escuchar las conversaciones en sus estaciones.
   • Prepare los materiales para el evento: folletos de los presentadores, boletos u hojas de registro, mesas de campaña u otra forma de designar los nombres de las estaciones. Si sus presentadores han proporcionado folletos para los asistentes, asegúrese de imprimirlos. 
   • Si no utiliza un sistema de tickets, puede utilizar una hoja de registro (consulte la plantilla de ROP aquí) para recopilar la información de contacto de los participantes a medida que llegan. 
   • Tocamos un timbre para señalar la hora a la que la gente debía pasar de una estación a la siguiente. Uno de los miembros de nuestro equipo fue el encargado de mirar el reloj y tocar la campana.
   • Asegúrese de que los carteles con los nombres de las estaciones sean lo suficientemente grandes como para poder verlos desde la distancia. Considere usar números y nombres para designar las estaciones si eso parece más claro y legible.

• Les explicamos a los participantes cuando llegaron que todos los que fueran a todas sus estaciones y devolvieran el boleto completo con todos los agujeros perforados podrían hacer girar una rueda para ganar un premio. Los participantes escriben claramente su nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono en el reverso de los boletos para poder participar en el sorteo de premios. Nuestros premios fueron artículos promocionales del lugar, Common Fields. ¡Los premios no eran necesarios, pero eran una forma divertida de asegurarse de que se recopilara la información de contacto! Proporcionamos una perforadora en cada estación, colocada sobre la mesa para pasarla a cada participante al comienzo de esa sesión. 

¡El día ha llegado! Asegúrese de que funcione sin problemas:

1. Llegue temprano para que todo esté listo antes de que llegue el público. Muestre a los presentadores sus estaciones y haga que se sientan cómodos. Proporcionamos agua en cada mesa para los presentadores. Asegúrese de que todos los miembros de su equipo sepan de qué son responsables durante el evento. La mesa de entrada debe estar claramente designada para que la gente sepa que debe detenerse allí primero. Teníamos una gran pancarta colgada frente a nuestra mesa de entrada.
2. Tenga 2 o 3 personas en la mesa de entrada para saludar a la gente y explicarles el proceso de desplazamiento por las distintas estaciones. Si está utilizando boletos, entregue uno a cada persona ahora. De lo contrario, asegúrese de recopilar su información de contacto de otra manera. Asegúrese de que quienes saludan comprendan la estructura del evento y puedan explicarlo claramente a los participantes. Si planea dar premios a los participantes, asegúrese de decirles que deben entregar sus boletos antes de irse.
3. ¡Divertirse! Diviértete mientras estás atento por si alguien necesita algo. Asegúrese de que los saludadores permanezcan en la mesa de entrada durante todo el evento. 
4. ¡Tomar fotografías! Podrías invitar a los medios de comunicación a escribir una historia sobre tu evento, o podrías tomar tus propias fotografías y escribir tu propio artículo. De cualquier manera, comparte cómo te fue con ROP enviando un correo electrónico. sidra@rop.org.
5. Deje el lugar en el estado en que lo encontró. Asegúrese de tener suficientes personas para ayudar con la limpieza después de que los participantes se hayan ido.

Después del evento: 

1. ¡Apoye a sus vecinos para que tomen medidas! 
   • Preparar un correo electrónico de seguimiento para todos los participantes. con enlaces a más información sobre cada tema presentado. Mantenga el cuerpo del correo electrónico breve para que no resulte abrumador. Incluya enlaces a cada tema de la estación que se puedan ver a medida que las personas tengan tiempo para hacerlo. Asegúrese de incluir ideas de elementos de acción para cada uno de los temas.
2. Envíe por correo o correo electrónico una nota de agradecimiento a cada presentador. (o podrías darles una nota escrita en el evento real).
3. ¡Disfruta de tu éxito! ¡Entonces comience a pensar en temas y presentadores para el próximo evento!

Esta guía fue elaborada por Susan Leonard, quien ayudó a organizar un evento Protegiendo la Democracia en el condado de Benton en 2022. Se basa en una ROPnet escrita sobre el evento, que puede leer aquí: https://rop.org/update/community-education-to-protect-democracy/