Hướng dẫn tổ chức triển lãm

Bắc cầu chia rẽ, bảo vệ phẩm giá

Người dân nông thôn Oregon đã thúc đẩy nền dân chủ tiến lên như thế nào kể từ năm 1992!


Hướng dẫn tổ chức triển lãm

logo cho Dự án Tổ chức Nông thôn

Bắc cầu chia rẽ Bảo vệ phẩm giá được thực hiện bởi Dự án Tổ chức Nông thôn.
Hướng dẫn tổ chức triển lãm đi kèm này đã được cập nhật vào ngày 27 tháng 7 năm 2022

PO Box 664 Cottage Grove, OR 97424
office@rop.org | 503-543-8417 | www.rop.org

Chào mừng bạn đến với hướng dẫn tổ chức triển lãm về Cầu nối chia rẽ, Bảo vệ phẩm giá: Người dân nông thôn Oregon đã đưa nền dân chủ tiến lên như thế nào kể từ năm 1992! Chúng tôi rất vui mừng khi cộng đồng của bạn muốn tổ chức triển lãm du lịch kỷ niệm 30 năm tổ chức nông thôn thông qua Dự án Tổ chức Nông thôn! Hướng dẫn lập kế hoạch này nhằm hỗ trợ bạn trong việc tổ chức triển lãm du lịch. Bạn cũng có một nhóm người tại ROP sẵn sàng hỗ trợ bạn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về gói này hoặc về việc lên kế hoạch cho sự kiện của mình, hãy liên hệ với người tổ chức ROP tại địa phương của bạn hoặc liên hệ với Sidra bằng cách gửi email tới sidra@rop.org hoặc gọi (541) 799-6136!

Triển lãm là gì và có gì trong hướng dẫn này?

Năm 2022 đánh dấu thập kỷ thứ ba kể từ khi mạng lưới các nhóm nhân phẩm ở nông thôn cùng nhau bảo vệ nền dân chủ và đánh bại Biện pháp 9, một biện pháp bỏ phiếu kỳ thị người đồng tính do Liên minh Công dân Oregon đưa ra. Kể từ đó, mạng lưới đó trở thành Dự án Tổ chức Nông thôn và chúng tôi đã cùng nhau giành được những chiến thắng quan trọng cũng như học được những bài học quan trọng về điều gì khiến tổ chức nông thôn thành công lâu dài. Chúng tôi nhân cơ hội bước sang tuổi 30 này để nói chuyện với hàng trăm nhà lãnh đạo và nhà tổ chức cộng đồng hiện tại và lịch sử trên khắp tiểu bang, đồng thời chúng tôi cùng nhau suy ngẫm về 30 năm tổ chức mạnh mẽ ở nông thôn cũng như những cách chúng tôi đã học hỏi và phát triển trong suốt chặng đường.

Kết quả là cuộc triển lãm du lịch này, Bắc cầu chia rẽ, bảo vệ phẩm giá, mà nhóm của bạn có thể sử dụng để bắt đầu cuộc trò chuyện cộng đồng về việc tổ chức vì phẩm giá con người và dân chủ trong thị trấn của bạn. Nó có thể mang đến một không gian để mọi người kết nối, chia sẻ những kỷ niệm của riêng họ về phong trào quan trọng này và liên hệ quá khứ với thời điểm hiện tại của chúng ta trong khi cùng nhau lập chiến lược về thế giới mà chúng ta có thể xây dựng cho các thế hệ tương lai!

Bắc cầu chia rẽ, bảo vệ phẩm giá bao gồm tám bảng độc lập mà mỗi bảng nêu lên những câu chuyện về tổ chức nông thôn mạnh mẽ, từ việc đánh bại Biện pháp Lá phiếu 9 đến cứu hàng trăm bưu điện nông thôn khỏi bị đóng cửa và hành động bảo vệ Người da đen ở mọi nơi trong tiểu bang. Thiết kế này được tạo ra đặc biệt để có thể dễ dàng lắp đặt ở cuối giá sách thư viện, trong trung tâm cộng đồng hoặc hội trường, hoặc trên lối đi trong công viên địa phương của bạn. Tay áo có hai mặt, một mặt là tiếng Tây Ban Nha và một mặt là tiếng Anh. Chúng tôi mời bạn nghĩ về những cách đưa lịch sử phong trào này đến cộng đồng của bạn có thể thúc đẩy những người hàng xóm và các nhà lãnh đạo chính trị của bạn hành động!

Gói này bao gồm các tài nguyên giúp lập kế hoạch dừng chuyến tham quan địa phương của bạn và giúp tổ chức đi đúng hướng, bao gồm các mốc thời gian lập kế hoạch được đề xuất:

Người dân nông thôn Oregon đã thúc đẩy nền dân chủ tiến lên như thế nào kể từ năm 1992!

Menu tùy chọn: Sự kiện đi kèm

hậu cần

Lịch trình lập kế hoạch triển lãm

Chiến lược tiếp cận: Mời ai và như thế nào

Nhận tin tức!: Hướng dẫn lập kế hoạch truyền thông

Mẫu thông cáo báo chí

Hướng dẫn thiết lập và gỡ xuống

Mẫu đánh giá

. . .

Tài liệu này nhằm giúp bạn suy nghĩ xem bạn muốn lên kế hoạch về (những) sự kiện nào xung quanh việc tổ chức triển lãm! Nếu nhóm của bạn đã có kế hoạch hoặc đang nghĩ đến điều gì đó, vui lòng thực hiện điều đó và cho chúng tôi biết cách chúng tôi có thể hỗ trợ bạn trong kế hoạch của mình! Liên hệ với ROP theo số (541) 799 6136 hoặc tại sidra@rop.org để lên lịch triển lãm trong cộng đồng của bạn và thảo luận về bất kỳ ý tưởng nào dưới đây.

  • Đêm phim: Chiếu một bộ phim tài liệu thu hút mọi người đến triển lãm và mở ra các cuộc trò chuyện về bất kỳ vấn đề và chiến dịch nào trong triển lãm, từ quyền của người nhập cư đến tổ chức bầu cử cho đến công lý chủng tộc. Tổ chức một cuộc thảo luận sau đó với các bước hành động khả thi để mọi người tiến về phía trước.
  • Bảng điều khiển: Tổ chức một hội thảo với các lãnh đạo địa phương lâu năm hoặc những người lớn tuổi trong phong trào khác để chia sẻ những kỷ niệm của họ trong 30 năm qua và tầm nhìn của họ về tương lai.
    ○ Cảm thấy bế tắc? Tiếp cận với các nhà sử học, nhà giáo dục và thủ thư địa phương của bạn
    và hỏi ý kiến của họ về những người lãnh đạo cộng đồng và những người lớn tuổi có thể trở thành diễn giả giỏi.
  • Cuộc trò chuyện trong phòng khách: Cuộc trò chuyện trong phòng khách là những cuộc tụ họp ngẫu nhiên tại nhà của ai đó hoặc một nơi ấm cúng khác, nơi các thành viên trong cộng đồng đồng ý tôn trọng lẫn nhau (nhưng không nhất thiết phải đồng ý) và nói về một vấn đề đặc biệt khó hiểu hoặc gây tranh cãi trong ngày. Đó là không gian dành cho giáo dục, học hỏi lẫn nhau, lắng nghe kinh nghiệm của nhau và xây dựng phân tích của chúng tôi về cách các vấn đề được kết nối với nhau. Người tổ chức ROP có thể giúp tạo điều kiện thuận lợi cho cuộc trò chuyện này hoặc hỗ trợ bạn phát triển chương trình nghị sự để bạn có thể dẫn dắt nó!
  • Hợp tác với trường học: Hợp tác với các nhà giáo dục địa phương để đưa triển lãm trực tiếp đến học sinh và giáo viên, đồng thời kết nối triển lãm với chương trình giảng dạy phù hợp. Bố trí cuộc triển lãm trong phòng tập thể dục hoặc khán phòng để giáo viên có thể đưa lớp của họ đi xem cuộc triển lãm suốt cả ngày.

Hãy biến sự kiện của bạn thành một phần trong kế hoạch hành động của bạn!

Bất kỳ sự kiện nào bạn tổ chức đều có thể là một phần trong chiến lược lớn hơn của nhóm nhân phẩm tại địa phương nhằm tạo ra các cộng đồng nông thôn thịnh vượng và xây dựng mối quan hệ sâu sắc với những người hàng xóm bị ảnh hưởng nhiều nhất. Nói chuyện với nhóm địa phương của bạn và các đối tác sự kiện về những cách mà triển lãm và sự kiện có thể gắn kết với công việc tại địa phương cũng như về các bước đi tiếp theo có thể có để xây dựng sự hỗ trợ tại sự kiện triển lãm của bạn. Hãy liên hệ với sidra@rop.org để được hỗ trợ lập kế hoạch hành động với những ý tưởng này hoặc những ý tưởng khác. Dưới đây là một số ví dụ về các bước đi tiếp theo mà cuộc triển lãm và các sự kiện đi kèm có thể hướng tới:

  • Hãy thành lập một nhóm nhân phẩm địa phương! Gặp gỡ bạn bè và những người khác trong cộng đồng của bạn với những giá trị được chia sẻ để nói về sự thay đổi mà bạn muốn thực hiện. Mang theo một tờ giấy đăng nhập như thế này đến cuộc họp đầu tiên của bạn, cho dù đó là cuộc trò chuyện về cuộc triển lãm này hay điều gì khác!
  • Phân phát hướng dẫn bầu cử Hành động dành cho Thị trấn Nhỏ vì Dân chủ Mới (STAND) từ ROP: Cuộc bầu cử đang đến gần với chúng ta và hướng dẫn bầu cử STAND là người bắt đầu cuộc trò chuyện tuyệt vời. Hướng dẫn TIÊU CHUẨN có thông tin về ai có thể bỏ phiếu, cách bỏ phiếu và những biện pháp bỏ phiếu trên toàn tiểu bang sẽ được đưa ra bỏ phiếu vào ngày 8 tháng 11. Bạn có thể tận dụng cơ hội này để đi đến từng nhà, kết nối với hàng xóm của mình và tìm hiểu các vấn đề thực tế cũng như những quyết định quan trọng mà chúng ta phải đối mặt trong lá phiếu năm nay.
  • Áp phích chào mừng tại các doanh nghiệp địa phương: Hành động đầu tiên tuyệt vời với tư cách là một nhóm có thể là đi vòng quanh các doanh nghiệp địa phương và yêu cầu họ đăng các áp phích chào mừng. Điều này khuyến khích các doanh nghiệp và tổ chức địa phương công khai và chủ động xây dựng một cộng đồng thân thiện bằng cách dán áp phích trên cửa sổ cửa hàng của họ. Nó cũng giúp xây dựng hồ sơ nhóm của bạn trong cộng đồng đồng thời vạch ra các đồng minh trong cộng đồng cho những nỗ lực tổ chức trong tương lai (Hãy xem ví dụ này từ Quận Coos, Oregon!)

Hướng dẫn tạo điều kiện cho cuộc trò chuyện mẫu

6h30 – 18h50: Giới thiệu bản thân và nhóm nhân phẩm địa phương của bạn. Cám ơn
các nhà đồng tài trợ, bao gồm cả người tổ chức địa điểm của bạn và các nhóm khác đã giúp quảng bá.
Mô tả dòng thời gian của sự kiện để họ biết có thể theo dõi toàn bộ sự kiện
cuộc hội thoại!

  • Nếu có ít hơn 25 người tham gia, hãy dành 10-15 phút để mọi người đi quanh phòng và giới thiệu bản thân, đồng thời nói vài lời về lý do họ đến sự kiện.
  • Đối với lượng khán giả lớn hơn, hãy yêu cầu người tham gia quay sang một người hàng xóm, giới thiệu bản thân và nói vài lời về lý do họ đến sự kiện.

6h50 – 7h20 tối: Khuyến khích người tham gia tìm một người bạn và dạo quanh khu triển lãm. Họ sẽ phải bắt đầu ở các phần khác nhau của cuộc triển lãm, nhưng hãy dành thời gian để họ đi đến từng phần. Đưa ra cảnh báo 5 phút trước khi triệu tập lại.

7h20 – 8h00 tối: Thảo luận: Trong 30 phút tiếp theo, chúng ta sẽ chia thành các nhóm nhỏ không quá 4 người để thảo luận về hai câu hỏi. Các nhóm nhỏ sẽ có khoảng 10 phút để trả lời mỗi câu hỏi. Sau mỗi câu hỏi, bạn sẽ hướng sự chú ý của mình ra phía trước phòng để các nhóm chia sẻ suy nghĩ của mình với cả phòng. Tôi sẽ giữ thời gian và cho mọi người biết khi nào cần chuyển tiếp.”

Trong mỗi nhóm, chọn một người ghi chép và đi vòng quanh nhóm để chia sẻ suy nghĩ của bạn. Nếu như
bạn là người thường là người nói đầu tiên, hãy cân nhắc việc lùi lại và nếu bạn là người
ai đó lắng nghe nhiều hơn bạn nói, hãy cân nhắc việc lên tiếng.

7:25 tối Câu hỏi 1: Bạn thấy mối liên hệ giữa những câu chuyện trong triển lãm và những gì đang diễn ra trong cộng đồng của bạn ngày nay ở đâu?

  • Sử dụng đồng hồ hẹn giờ và nhắc nhở mọi người khi họ còn 1 phút.
  • Chọn một phương pháp thu hút sự chú ý mà không liên quan đến việc la hét phía trên
    cuộc trò chuyện chẳng hạn như “vỗ tay một lần nếu bạn có thể nghe thấy tôi. Vỗ tay hai lần nếu bạn có thể nghe thấy
    tôi,” v.v.

7h35: Câu 2: Ai có quan sát muốn chia sẻ? Có một trợ lý giúp bạn
ghi lại những gì họ nói trên bảng giá vẽ.

7h40: Câu 3: Nhiều người rời khỏi cuộc trò chuyện này và tự hỏi họ đang làm gì
có thể làm gì để giải quyết các nhu cầu hiện tại trong cộng đồng của họ. Sử dụng những câu chuyện này và
bài học làm nền tảng, hãy cùng suy nghĩ một số ý tưởng về những gì chúng ta có thể làm. Có ở đó không
những cách chúng ta có thể cùng nhau hành động?

7h50 tối: Hãy quay lại với nhau và chia sẻ những quan sát và ý tưởng.

8h00: Bế mạc: Cảm ơn tất cả các bạn rất nhiều vì đã dành thời gian có mặt ở đây tối nay! Cái này
là một cuộc trò chuyện mạnh mẽ và không gian để ở bên nhau! Trước khi mọi người rời đi, có một
vài lời nhắc nhở chúng tôi muốn chia sẻ:

  1. Liệt kê mọi sự kiện và cơ hội tiếp theo để tiếp tục những cuộc trò chuyện này.
  2. Vui lòng đừng quên điền vào biểu mẫu đánh giá của bạn và nộp nó vào [TẠI SAU? VỚI TÔI?]
  3. Nếu bạn muốn ghi chú từ cuộc trò chuyện này, vui lòng đảm bảo rằng chúng tôi có thông tin của bạn trên tờ đăng nhập [Ở SAU PHÒNG?].
  4. Cuộc triển lãm này được cung cấp miễn phí cho chúng tôi thông qua Dự án Tổ chức Nông thôn. ROP dựa vào sự quyên góp từ những người như bạn trên khắp tiểu bang để tiếp tục thực hiện công việc này. Nếu bạn có thể hỗ trợ với bất kỳ số lượng nào $5 hoặc $500, thì việc duy trì mạng hoạt động trong 30 năm tới sẽ là một chặng đường dài.

Cảm ơn bạn một lần nữa và chúc ngủ ngon!

hậu cần

ROP có thể hỗ trợ các nhóm đưa triển lãm đến và đi từ khu vực của bạn. Ngoài ra, nhóm của bạn không phải trả chi phí cho việc tổ chức triển lãm.

Triển lãm bao gồm bảy tấm cao 7 feet và rộng khoảng 3 feet. Các tấm được tạo thành từ các ống bọc vải trượt trên các khung kim loại nhẹ, có thể thu gọn.

Toàn bộ cuộc triển lãm sẽ được đựng trong hai chiếc túi vải thô, mỗi chiếc sẽ nặng dưới 40 pound và có thể vừa với bất kỳ chiếc ô tô nào!

Vật trưng bày có thể được bố trí ngoài trời hoặc trong nhà, nhưng vui lòng không để nó ngoài trời khi trời mưa như trút nước hoặc không có người trông coi ở nơi nào đó vì có thể nó sẽ bị đánh cắp.

Bạn có thể tìm thêm chi tiết trong phần hướng dẫn thiết lập và gỡ xuống.

Lịch trình lập kế hoạch triển lãm

Tổ chức triển lãm này là cơ hội tuyệt vời để bắt đầu hoặc tăng cường đối thoại trong cộng đồng nông thôn về những chiến thắng đã giành được trong 30 năm qua và những gì chúng ta có thể cùng nhau làm trong 30 năm tới. Với việc lập kế hoạch tốt, sự kiện này có thể củng cố nhóm địa phương của bạn và mang lại lợi ích cho bạn. cộng đồng cùng nhau nâng cao phẩm giá con người cho tất cả mọi người.

Quan trọng nhất, một kế hoạch tiếp cận vững chắc sẽ đảm bảo rằng những người tham gia sẽ được vào phòng! Tuân theo dòng thời gian này sẽ cho phép nhóm của bạn lên kế hoạch cho một sự kiện hiệu quả và có tác động với tốc độ có thể quản lý được:

6 tuần trước khi triển lãm bắt đầu

  • Xác nhận một không gian để tổ chức triển lãm. Hãy ghi nhớ đối tượng mục tiêu của bạn– không gian có thể ảnh hưởng đến việc ai cảm thấy được chào đón tham gia sự kiện. Phòng có phù hợp cho người sử dụng xe lăn và xe tập đi không? Nếu bạn cần sử dụng máy chiếu, bạn có thể làm tối phòng khi sử dụng máy chiếu không? Hãy chắc chắn rằng vị trí có sẵn và đặt chỗ trước.
    • Gợi ý: Các thư viện trên toàn tiểu bang trước đây đã tổ chức các cuộc triển lãm lịch sử - và ai có thể giúp tiếp cận cộng đồng tốt hơn thủ thư địa phương của bạn?
    • Gợi ý: Cuộc triển lãm là di động! Bạn có thể mang nó đến khán phòng của trường trong một ngày được không?
  • Nếu bạn đang có kế hoạch tổ chức một sự kiện đi kèm triển lãm bạn cũng sẽ cần một căn phòng hoặc không gian gần đó để khán giả có thể tụ tập.
  • Hãy suy nghĩ xem bạn dự định tiếp cận ai! Sử dụng phần tiếp theo để trợ giúp
    hãy bắt đầu kế hoạch đó!
  • Hợp nhất đội ngũ tổ chức của bạn. Số người lý tưởng để lên kế hoạch cho sự kiện này là khoảng 5-7 người, tuy nhiên bạn nên có tối thiểu 3 người tham gia. Nếu bạn đang nghĩ đến việc tuyển người vào nhóm nhân phẩm tại địa phương của mình, đây có thể là cơ hội để bạn yêu cầu họ tham gia!
  • Thảo luận với nhóm của bạn về những gì bạn hy vọng đạt được khi tổ chức triển lãm. Bạn hy vọng cuộc triển lãm sẽ ảnh hưởng hoặc định hình tác phẩm của bạn như thế nào? Đây có phải là cơ hội để nhóm của bạn tiếp cận đối tượng mới và tuyển dụng tình nguyện viên mới không? Bạn có thể hợp tác với ai để tổ chức sự kiện này? Bạn có hy vọng xây dựng được khả năng lãnh đạo trong nhóm của mình không? Bạn có muốn lên lịch một cuộc họp tiếp theo để mời những người tham gia sự kiện tiếp tục cuộc trò chuyện đã bắt đầu không?
  • Động não với nhóm của bạn (sử dụng Menu Tùy chọn để có ý tưởng!) những sự kiện, chương trình hoặc cơ hội giáo dục nào có thể đi kèm với triển lãm. Hãy liên hệ với ROP tại sidra@rop.org và cho chúng tôi biết chúng tôi có thể trợ giúp như thế nào!

5 tuần trước khi triển lãm bắt đầu

  • Có những cuộc trò chuyện với những người và nhóm quan trọng trong cộng đồng của bạn theo kế hoạch tiếp cận cộng đồng của bạn để yêu cầu các nhà đồng tài trợ và mọi người giúp truyền bá. Các nhà giáo dục, các nhà lãnh đạo đức tin và các nhà sử học địa phương đều là những nơi tốt để bắt đầu.
  • Hãy suy nghĩ về hậu cần. Điều tra xem địa điểm có những thiết bị nào (micro cho phòng lớn hơn, máy chiếu, màn hình máy chiếu, v.v.) và những gì bạn cần mang theo. Hãy suy nghĩ về cách sử dụng không gian tại địa điểm của bạn và loại thức ăn hoặc đồ uống giải khát nào bạn có thể chọn cung cấp để tạo ra bầu không khí trò chuyện ấm áp, hấp dẫn.
  • Đây là thời điểm tốt để đảm bảo bạn có tập tài liệu hoặc tài liệu khác để
    chia sẻ về nhóm của bạn
    Đây là cơ hội lớn để phát triển cơ sở tình nguyện của bạn
    và đội ngũ lãnh đạo của bạn!
  • Tạo bản nháp “Save the Date” lời mời gửi email và thư, thông cáo báo chí,
    tờ rơi và bất kỳ tài liệu nào khác mà bạn có thể cần.
  • Mẫu của các tài liệu này nằm ở cuối gói này để bạn sử dụng hoặc
    sửa đổi...điều đó thật dễ dàng!

4 tuần trước khi triển lãm bắt đầu

  • Hoàn thiện và gửi lời mời “lưu ngày” trên giấy và qua email. Hãy chắc chắn rằng bạn bao gồm các thông báo cho bất kỳ sự kiện nào sẽ đi kèm với triển lãm!
  • Bắt đầu nói ra tới công chúng bằng tờ rơi và áp phích: nhà thờ, nhóm dân sự và trường học sẽ là những nơi tốt để thử. Bạn có thể tạo ¼ tờ thông báo và nhờ một người liên hệ đáng tin cậy phân phát chúng tại các cuộc họp và sự kiện không?
  • Tạo dòng thời gian truyền thông của bạn – hãy xem phần Nhận tin tức!: Hướng dẫn lập kế hoạch truyền thông bên dưới. Hãy đảm bảo thực hiện việc này sớm - nhiều tờ báo và bản tin yêu cầu thông báo trước 4 tuần!
  • Lập kế hoạch với ROP về cách chúng tôi sẽ mang triển lãm đến cho bạn – liên hệ với ROP tại sidra@rop.org. Chúng tôi sẽ cố gắng hết sức để đưa triển lãm đến tay bạn với nỗ lực tối thiểu từ các thành viên trong nhóm của bạn, nhưng chúng tôi có thể cần sự giúp đỡ của bạn trong việc điều phối phương tiện vận chuyển. Đồng thời, hãy bắt đầu trao đổi với ROP về thời điểm và cách thức nhóm của bạn chuyển triển lãm cho những người tổ chức tiếp theo.

2 tuần trước khi triển lãm bắt đầu

  • Gọi - qua điện thoại! – tất cả những người bạn muốn gặp tại triển lãm (và bất kỳ sự kiện nào bạn đang lên kế hoạch với nó). Hãy nhớ rằng lời mời cá nhân là cách tốt nhất để thu hút mọi người tham dự. Thời gian tốt nhất để gọi điện là vào buổi tối từ 6 giờ chiều đến 8 giờ tối hoặc vào các buổi sáng cuối tuần. Một bữa tiệc gọi điện là một cách thú vị để thực hiện các cuộc gọi điện thoại và hãy nhớ chia nhỏ danh sách của bạn để mọi người nhận được cuộc gọi từ một người thân thiết với họ, nếu có thể.
  • Đảm bảo rằng các thông báo qua email được gửi đi từ các đồng minh của bạn và các tờ báo địa phương cũng như các nguồn tin tức cộng đồng đang đưa thông báo về sự kiện của bạn! Bạn chưa thấy nó? Hãy gọi điện thân thiện để nhắc nhở họ!

1 tuần trước khi triển lãm bắt đầu

  • Chuẩn bị hậu cần: bản sao thông tin về việc đặt bàn, thực phẩm và đồ uống cho
    sự kiện và bất kỳ tài liệu nào khác có thể quan trọng đối với cuộc triển lãm.
  • Gửi email nhắc nhở và theo dõi các cuộc gọi điện thoại cho mọi người khi cần thiết.
  • Thực hiện các cuộc gọi truyền thông và thực hiện các công việc truyền thông khác nếu cần.
  • Xác nhận vai trò cho triển lãm và sự kiện. Ai sẽ giới thiệu sự kiện này? Ai là
    chuẩn bị đồ giải khát? Ai đang chào đón mọi người khi họ bước vào cửa,
    yêu cầu họ đăng nhập vào bảng đăng nhập?
  • Xác nhận thời gian và cách thức nhóm của bạn sẽ nhận được vật trưng bày từ ROP.

Ngày của

  • Ngày đó đã đến! Nếu bạn tổ chức một sự kiện đi kèm với triển lãm: hãy sắp xếp ghế, bàn, thiết bị và thức ăn! Nếu bạn sắp tổ chức sự kiện khai mạc, hãy nhớ đến sớm vài giờ để khắc phục sự cố về tài nguyên công nghệ: máy tính, âm thanh, máy chiếu và màn hình.
  • Đối với sự kiện của bạn, bạn nên chỉ định một người trong nhóm của bạn làm “MC” chính thức Người dẫn chương trình. Người này sẽ giới thiệu nhóm tổ chức địa phương, ROP và kết thúc sự kiện, đồng thời yêu cầu quyên góp nếu có thể. Các khoản quyên góp nên được chấp nhận nhưng đừng lo lắng về việc đặt mục tiêu gây quỹ. Số tiền huy động được sẽ được chuyển đến ROP để trang trải chi phí vận chuyển, trừ khi có thỏa thuận khác trước.

Sau cuộc triển lãm

  • Chắc chắn rằng theo dõi kịp thời những người tham gia, mang đến cho cả những người tham dự và các thành viên trong nhóm của bạn những người không thể biến nó thành điểm nổi bật của sự kiện. Hãy nhớ đưa ra các bước tiếp theo cho nhóm của bạn và cung cấp cho mọi người cách để tham gia nhiều hơn vào việc tạo ra các cộng đồng công bằng và hòa nhập.
  • Bạn có thể gửi thông cáo báo chí tiếp theo (đính kèm ảnh!) tới tờ báo địa phương chia sẻ sự kiện thành công của bạn! Có bước tiếp theo nào bạn muốn mời các thành viên tiềm năng không?
  • Hoàn thành và gửi lại mẫu đánh giá máy chủ tới ROP trong vòng hai tuần, cùng với các biểu mẫu đánh giá người tham gia đã hoàn thành và bản sao của các tài liệu công cộng như các mẩu báo chí, áp phích, dấu trang, ảnh và quảng cáo. Chúng tôi rất muốn chia sẻ bất cứ điều gì bạn muốn chia sẻ về những gì bạn đã làm với mạng lưới!
  • Xác nhận với ROP ai và bằng cách nào nhóm của bạn sẽ chuyển triển lãm cho những người tổ chức tiếp theo.

Hãy nhớ rằng: đây là một hướng dẫn! Nếu bạn bắt đầu muộn hoặc bị chậm tiến độ, vui lòng liên hệ với ROP để chúng tôi có thể hỗ trợ bạn và nhóm của bạn! Gửi email tới ROP theo địa chỉ sidra@rop.org hoặc gọi cho chúng tôi theo số (541) 799 6136.

Chiến lược tiếp cận: Mời ai và như thế nào

Bạn có một hoặc nhiều sự kiện được lên kế hoạch xung quanh việc tổ chức triển lãm và bây giờ
cần quảng bá đến các nhà tổ chức địa phương, thành viên cộng đồng và bạn bè khác?
Phần này cung cấp một số gợi ý và mẫu tiếp cận cộng đồng, cũng như một số
những tờ rơi mẫu từ lần trước chúng tôi tổ chức một cuộc triển lãm du lịch.

Tổng số người lý tưởng nhất mà bạn muốn đến thăm triển lãm và tham dự bất kỳ sự kiện đi kèm nào là tùy thuộc vào nhóm của bạn, vì mục tiêu tổ chức triển lãm có thể khác nhau giữa các cộng đồng. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn đạt được mục tiêu của mình!

Đầu tiên, hãy xem xét các nhà đồng tài trợ. Các nhà đồng tài trợ có thể giúp truyền bá thông tin về sự kiện, chia sẻ chi phí tổ chức sự kiện, hỗ trợ sắp xếp, dọn dẹp cũng như cung cấp đồ uống giải khát. Đừng ngại yêu cầu $25-100 giúp trang trải chi phí lưu trữ nếu bạn muốn – đồ uống giải khát và sao chép tờ rơi không miễn phí! Thông thường các tổ chức đồng tài trợ muốn có tên của họ trên tờ rơi và thư mời, vì vậy hãy hỏi các nhà đồng tài trợ sớm.

Một số ví dụ về các nhà đồng tài trợ tốt bao gồm thư viện, trường cao đẳng cộng đồng hoặc trường trung học, hiệp hội lịch sử, nhà tạm trú hoặc nhóm dịch vụ cho thanh thiếu niên, nhà thờ và cộng đồng tín ngưỡng lớn hơn cũng như các nhà cung cấp dịch vụ bạo hành gia đình và tình dục. Tiếp cận các tổ chức chính thống là cơ hội tuyệt vời để mở rộng phạm vi tiếp cận của nhóm bạn!

  • GỢI Ý: liên hệ với các trường trung học, cao đẳng cộng đồng và đại học tại địa phương để yêu cầu giáo viên các môn liên quan (ví dụ: lịch sử, nghiên cứu xã hội, xã hội học, dân tộc học, luật, nhân chủng học) khuyến khích học sinh tham gia chương trình hoặc cung cấp các cơ hội tín chỉ bổ sung. Đây là một cách tuyệt vời để mang lại những tiếng nói mới vào cuộc trò chuyện.

Tiếp theo, hãy xem xét những người và nhóm chủ chốt trong cộng đồng của bạn, những người có thể chứng thực cuộc triển lãm, chẳng hạn như quản trị viên trường học, nhân vật chính trị và thành viên tích cực của cộng đồng.

Cuối cùng và quan trọng nhất, hãy mời căn cứ của bạn! Với sự hỗ trợ từ người tổ chức nhân viên của bạn tại ROP, hãy biên soạn thông tin liên hệ cho các thành viên trong nhóm của bạn. Động não các mối liên hệ cá nhân và các thành viên tích cực trong cộng đồng để thêm vào danh sách. Hãy nhớ: Những cuộc gọi và lời mời cá nhân là cách hiệu quả nhất để thu hút mọi người tham gia. Như với tất cả các sự kiện, việc thúc đẩy mối quan hệ với những người hàng xóm và bạn bè khác là điều quan trọng để tạo ra những cộng đồng mạnh mẽ và hỗ trợ. Một lời mời cá nhân hấp dẫn hơn nhiều so với một email, bưu phẩm hoặc cuộc gọi điện thoại từ một tình nguyện viên làm việc ở Cottage Grove! Ngoài ra, hãy ghi nhớ quy tắc một nửa: một nửa số người cam kết tham dự sẽ thực sự tham dự và thông thường, tỷ lệ này thậm chí còn ít hơn đối với những người đánh dấu “Đi” trên Facebook.

Logo & Hình ảnh cho Tài liệu Quảng cáo

Bạn gặp khó khăn khi nhìn thấy hình ảnh? Gửi email tới sidra@rop.org và chúng tôi sẽ gửi email riêng cho bạn!

Các tờ rơi quảng cáo mẫu (từ cuộc triển lãm du lịch trước đó) nằm ở hai trang sau. Bạn đã làm tờ rơi cho sự kiện của mình chưa? Hãy chia sẻ với chúng tôi để chúng tôi có thể chia sẻ với các nhóm chủ nhà khác nhé!

. . .

Nhận tin tức!: Hướng dẫn lập kế hoạch truyền thông

Làm việc với giới truyền thông địa phương là một kỹ năng quan trọng mà người tổ chức cần phải có! Cho dù bạn có nhiều năm kinh nghiệm hay đang học cách làm việc với giới truyền thông địa phương lần đầu tiên, hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn một số kiến thức cơ bản và cung cấp những lời khuyên hữu ích mà chúng tôi đã học được qua nhiều năm! ROP sẵn sàng trao đổi với người phụ trách truyền thông của bạn về dòng thời gian truyền thông tốt nhất cho cộng đồng của bạn.

Giống như chúng tôi đã làm ở trên với dòng thời gian lập kế hoạch sự kiện, bước đầu tiên là tạo một
dòng thời gian truyền thông.

  • Đầu tiên, hãy suy nghĩ về mọi phương tiện truyền thông mà bạn muốn tiếp cận. (Các) tờ báo và đài phát thanh địa phương là hiển nhiên, nhưng cũng nên xem xét các bản tin thư viện và các ấn phẩm cộng đồng khác. Có lịch cộng đồng do Phòng Thương mại hoặc các tổ chức tương tự phát hành không?
  • Hãy gọi điện cho từng cơ quan truyền thông để tìm hiểu thời hạn đưa ra thông báo sự kiện và/hoặc thông cáo báo chí của họ. Tìm hiểu xem bạn nên gửi tài liệu cho ai; đối với những tờ báo nhỏ hơn thì có thể là biên tập viên, nhưng đối với những tờ báo lớn hơn thì có thể có một phóng viên đặc biệt. Họ thích email hay bản in hơn? Một số ấn phẩm yêu cầu thông báo trước 4 tuần, vì vậy hãy BẮT ĐẦU SỚM!
    • Hãy nhớ giữ lại tên của người bạn đã nói chuyện, đề xuất của họ, số điện thoại, địa chỉ email và bất kỳ ghi chú hữu ích nào khác. Bạn có thể cần liên hệ lại với họ khi gần sự kiện diễn ra và đối với các sự kiện trong tương lai mà nhóm của bạn tổ chức!
    • Đây là thời điểm tuyệt vời để bắt đầu nuôi dưỡng mối quan hệ với các phóng viên và biên tập viên báo chí địa phương của bạn. Các nhà lãnh đạo về phẩm giá con người trên toàn tiểu bang đã trở thành nguồn tin tức địa phương và đổi lại, họ trở thành “tiếng nói trên đường phố” khi các phóng viên muốn đưa ra quan điểm địa phương về các vấn đề khác nhau trong cộng đồng. Đây là một cách tuyệt vời để nâng cao khả năng hiển thị của nhóm của bạn!

Sử dụng các mẫu để tạo tài liệu dành riêng cho sự kiện của bạn.

  • Sử dụng mẫu đi kèm bên dưới để tạo thông cáo báo chí của bạn. Ai trong nhóm của bạn sẽ nói chuyện với giới truyền thông? Hãy chắc chắn có thông tin đó ngay trên đầu. Hãy nhớ nhờ ai đó đọc lại trước khi bạn gửi đi để đảm bảo thông tin liên hệ, địa điểm sự kiện, thời gian và ngày tháng đều chính xác!

Các phương pháp hay nhất để nhận được bảo hiểm:

  • Nhận những tài liệu đã được hiệu đính đó!
  • Nếu bạn gửi tài liệu qua email, tốt nhất bạn nên sao chép và dán thông cáo báo chí vào nội dung thư thay vì gửi dưới dạng tệp đính kèm. Tiêu đề của thông cáo báo chí cũng phải đóng vai trò là dòng chủ đề của email.
  • Nếu bạn định gửi một bản sao cứng, hãy yêu cầu được gặp người mà bạn sẽ gửi nó. Việc có một chút thời gian để tương tác, chia sẻ một chút tâm huyết của bạn đối với sự kiện sẽ có tác động đến việc các phóng viên có đến dự và đưa tin về sự kiện hay không!
  • Trả lời các cuộc gọi báo chí kịp thời. Kiểm tra tin nhắn điện thoại của bạn hàng ngày và gọi lại ngay khi có thể để đảm bảo bạn nhận được mức độ phủ sóng tốt. Đảm bảo theo dõi ai gọi cho bạn.
  • Vài ngày sau khi bạn gửi thông cáo báo chí, hãy gọi cho từng cơ quan truyền thông để xác nhận rằng họ đã nhận được tài liệu của bạn, hỏi xem bạn có thể trả lời bất kỳ câu hỏi nào không và mời họ đến tham dự sự kiện của bạn.
  • Đảm bảo rằng các tờ báo địa phương và các nguồn tin tức cộng đồng đều đưa tin về sự kiện của bạn. Bạn chưa thấy nó? Hãy gọi điện thân thiện để nhắc nhở họ!

Ngày diễn ra sự kiện:

  • Hãy thoải mái gọi cho các phóng viên và biên tập viên một cuộc điện thoại thân thiện vào buổi sáng diễn ra sự kiện để nhắc nhở họ rằng họ được mời đến và đưa tin về sự kiện.
  • Tại sự kiện, bạn có gặp phóng viên nào không? Hãy cố gắng bước tới chỗ họ và chào đón họ. Hỏi xem bạn có thể trả lời bất kỳ câu hỏi nào không, liệu bạn có thể giúp họ bố trí một bức ảnh đẹp về sự kiện hay không, v.v.
  • Chụp ảnh sự kiện của riêng bạn! Đây là một khoảnh khắc thú vị cho nhóm và cộng đồng của bạn – hãy ghi lại điều đó!

Sau sự kiện:

  • Bạn có thể gửi thông cáo báo chí tiếp theo (đính kèm ảnh!) tới tờ báo địa phương chia sẻ sự kiện thành công của bạn. Có bước tiếp theo nào (chẳng hạn như cuộc họp tiếp theo) mà bạn muốn mời các thành viên tiềm năng tham gia không?

Mẫu và tài nguyên khác

Lời mời email mẫu

Mẫu thông cáo báo chí

Hướng dẫn thiết lập và gỡ xuống

  1. Nhận triển lãm! Bạn nên có hai túi vải thô (mỗi túi dưới 40 pound)
    có các vật liệu sau đây bên trong:
    • 7 đế/giá đỡ bằng kim loại
    • 14 “cọc bên” (cột kim loại dài, có thể thu gọn)
    • 7 “đỉnh” (cột kim loại ngắn, có phần mở rộng để lắp vào các cột bên)
    • 7 tay áo vải
  2. Kiểm tra tất cả các mặt hàng xem có bị hư hỏng khi bạn mở triển lãm lần đầu tiên không. Nếu có gì đến
    bị hư hỏng, vui lòng liên hệ với chúng tôi ngay lập tức và chúng tôi sẽ cố gắng hết sức để
    thay thế nó. Nếu bất cứ thứ gì bị hư hỏng trong khi bạn sở hữu, vui lòng liên hệ với chúng tôi
    ngay lập tức.
  3. Xác định xem bạn muốn đặt từng tấm ở đâu trong không gian của mình – chúng đứng tự do và không kết nối với nhau, do đó, việc chúng nằm cạnh nhau hay được thiết lập theo cách khác là tùy thuộc vào bạn. ý nghĩa hơn cho không gian và sự kiện của bạn. Bạn sẽ có thể di chuyển các tấm sau khi chúng được lắp ráp, nhưng sẽ dễ dàng hơn để đặt các đế ở nơi bạn muốn chúng bắt đầu. Xin lưu ý rằng các tấm này cao khoảng 7 feet và rộng chỉ dưới 3 feet.
  4. Đặt đế đầu tiên xuống một bề mặt phẳng.
  5. Mở rộng hai trong số các cột dài và ấn chúng vào vị trí bằng cách sử dụng các nút ở bên trong cột. Trượt chúng vào đế.
  6. Dùng cực trên để nối hai cực bên.
  7. Trượt ống bọc vải đầu tiên lên trên khung. Nó sẽ trông giống như thế này!
  8. Lặp lại các bước từ 3 đến 6 cho mỗi bảng còn lại.
  9. Chọn hướng cho các tấm bảng phù hợp với sự kiện và không gian của bạn – bạn có muốn người nói tiếng Anh và tiếng Tây Ban Nha dễ dàng nhìn thấy cả hai mặt không?
  10. Hãy đứng lại và ngưỡng mộ công việc của bạn!

Print Friendly, PDF & Email
Tiếng Việt