Руководство для организаторов выставки

Проведение этой выставки – прекрасная возможность начать или укрепить диалог в сельских общинах как о победах, одержанных за последние 30 лет, так и о том, что мы можем сделать вместе в следующие 30 лет. При правильном планировании это мероприятие может укрепить вашу местную группу и привлечь ваше внимание. сообщество вместе, чтобы продвигать человеческое достоинство для всех.

Самое главное, что четкий план работы с общественностью гарантирует, что участники попадут в комнату! Следование этому графику позволит вашей группе спланировать эффективное и результативное мероприятие в управляемом темпе:

За 6 недель до начала выставки:

• Соберите команду организаторов. Идеальное количество людей для планирования этого мероприятия — около 5–7, хотя над ним должно работать минимум 3 человека. Если вы думаете о людях, которых можно набрать в местную группу человеческого достоинства, возможно, это ваша возможность попросить их принять участие!
• Обсудите со своей группой, что вы надеетесь получить от проведения выставки. Как вы надеетесь, что выставка повлияет на вашу работу или сформирует ее? Будет ли это возможностью для вашей группы охватить новую аудиторию и привлечь новых волонтеров? С кем бы вы могли сотрудничать для проведения мероприятия? Надеетесь ли вы построить лидерство в своей группе? Хотите запланировать последующую встречу, чтобы пригласить участников мероприятия продолжить начавшийся разговор?
• Подумайте, какие события, программы или образовательные возможности могли бы сопровождать выставку. Используйте меню опций для идей! Свяжитесь с РОП по адресу sidra@rop.org и дайте нам знать, как мы можем помочь!
• Подтвердите место провести выставку. Помните о своей целевой аудитории: пространство может повлиять на то, кто почувствует себя желанным гостем на мероприятии. Доступен ли номер для людей, пользующихся инвалидными колясками и ходунками? Если вам нужно использовать проектор, можете ли вы затемнить комнату, когда проектор используется? Убедитесь, что местоположение доступно и сделать предварительный заказ. Примеры вероятных мест включают библиотеки, школьные аудитории и общественные центры.

• Если вы планируете мероприятие, сопровождающее выставку вам также понадобится соседняя комната или место, где сможет собраться аудитория.
• Подумайте, к кому вы планируете обратиться! Используйте следующий раздел, чтобы начать планирование!

За 5 недель до начала выставки:

• Начните работу с ключевыми людьми и группами в вашем сообществе, чтобы попросить со-спонсоров и людей помочь распространить информацию. Педагоги, религиозные лидеры и местные историки — все это хорошие места для начала.
• Подумайте о логистике. Выясните, какое оборудование (микрофон для больших помещений, проектор, экран для проектора и т. д.) доступно на месте и что вам нужно взять с собой. Подумайте о том, как использовать пространство у вас и какую еду или напитки вы можете предложить, чтобы создать теплую, уютную атмосферу для общения.
• Это хорошее время, чтобы убедиться, что у вас есть брошюра, плакат или другие материалы о вашей группе, которыми вы можете поделиться. Это отличная возможность расширить свою волонтерскую базу и команду лидеров!
• Создайте проекты приглашений «сохрани дату» для электронной почты и почты, пресс-релизов, листовок и любых других материалов, которые могут вам понадобиться.
• Образцы этих материалов являются частью этого пакета. чтобы вы могли использовать или модифицировать… это было легко!

За 4 недели до начала выставки:

• Завершить подготовку и разослать приглашения «сохранить дату» на бумаге и по электронной почте. Обязательно включите объявления о любом событии, которое будет сопровождать выставку!
• Начните произносить слово общественности с листовками и плакатами: церкви, общественные группы и школы были бы хорошим местом, чтобы попробовать. Можете ли вы сделать объявления на ¼ листа и поручить доверенному лицу распространять их на собраниях и мероприятиях?
• Создайте свою медиа-шкалу – ознакомьтесь с руководством «Как осветить ситуацию!: Руководство по медиапланированию» ниже.. Обязательно сделайте это заранее – многие газеты и информационные бюллетени требуют уведомления за 4 недели!
• Составьте вместе с ROP план того, как мы доставим вам экспонат.– свяжитесь с РОП по адресу sidra@rop.org. Мы сделаем все возможное, чтобы доставить экспонат к вам с минимальными усилиями со стороны членов вашей группы, но нам может понадобиться ваша помощь в координации транспортировки. Кроме того, начните обсуждать с РОПом, когда и как ваша группа передает выставку следующим хозяевам.

За 2 недели до начала выставки:

• Звонок – по телефону! — всех людей, которых вы хотели бы видеть на выставке (и любое мероприятие, которое вы планируете с ним). Помните, что личные приглашения — лучший способ привлечь людей на мероприятие. Лучшее время для звонка — вечер с 18:00 до 20:00 или утро в выходные дни. Вечеринка по звонку — это интересный способ совершать телефонные звонки. Обязательно разделите свой список так, чтобы людям, если это возможно, звонил близкий им человек.
• Убедитесь, что ваши союзники рассылают объявления по электронной почте, а местные газеты и источники новостей сообщества публикуют уведомление о вашем мероприятии! Еще не видите? Позвоните им по дружески и напомните!

За 1 неделю до начала выставки:

• Подготовьте логистику:
  • еда и напитки для мероприятий
  • любые другие материалы, которые могут быть важны для выставки: информация о вашей группе и о том, как с ней связаться, лист для входа, брошюры выставки ROP и конверты для денежных переводов ROP. (материалы РОП включены в хост-пакет)
• При необходимости отправляйте людям электронные письма с напоминаниями и последующие телефонные звонки.
• Делайте звонки представителям СМИ и выполняйте другую работу со СМИ по мере необходимости.
• Подтвердите роли для выставки и мероприятия.

• Кто представит мероприятие? Кто готовит угощение? Кто приветствует людей, когда они входят в дверь, и просит их зарегистрироваться на листе регистрации?
• Подтвердите, когда и как ваша группа получит экспонат от ROP.

День:

• День настал! Если вы проводите мероприятие вместе с выставкой: расставьте стулья, столы, оборудование и еду! Если вы проводите мероприятие, посвященное открытию, обязательно приходите на пару часов раньше, чтобы устранить неполадки в ваших технологических ресурсах: компьютере, звуке, проекторе и экране.
• Разместите сопроводительные материалы (любые материалы о вашей группе и о том, как с ней связаться, лист для входа, брошюры о выставках ROP и конверты для денежных переводов ROP).
• Для вашего мероприятия вам следует назначьте одного человека из вашей группы официальным «MC», Мастер церемоний. Этот человек представит местную организационную группу ROP, завершит мероприятие и, если возможно, попросит пожертвования. Пожертвования следует принимать, но не беспокойтесь о постановке цели по сбору средств. Собранные средства пойдут в РОП для покрытия транспортных расходов, если заранее не будет согласована другая договоренность.

После выставки:

• Быть уверенным оперативно связываться с участниками, давая возможность как людям, присутствовавшим, так и членам вашей группы, которые не смогли сделать это событие самым ярким событием. Обязательно включите следующие шаги для вашей группы и дайте людям возможность более активно участвовать в создании справедливых и инклюзивных сообществ.
• Вы можете отправить последующий пресс-релиз (включая фотографию!) в местную газету, рассказывающую о вашем успешном мероприятии! Есть ли следующие шаги, к которым вы хотели бы пригласить потенциальных участников?
• Заполните и отправьте форму оценки принимающей стороны ROP в течение двух недель вместе с заполненными формами оценки участников и копиями общедоступных материалов, таких как вырезки из прессы, плакаты, закладки, фотографии и рекламные объявления. Мы будем рады поделиться всем, что вы хотите рассказать о том, что вы сделали с сетью!
• Подтвердите с помощью ROP, кто и как ваша группа передает выставку следующим хозяевам.