دليل مضيف المعرض

تعد استضافة هذا المعرض فرصة عظيمة لبدء أو تعزيز الحوار في المجتمعات الريفية حول الانتصارات التي تم تحقيقها في الثلاثين عامًا الماضية وما يمكننا القيام به معًا في الثلاثين عامًا القادمة. ومن خلال التخطيط الجيد، يمكن لهذا الحدث أن يعزز مجموعتك المحلية ويجلب المجتمع معًا لتعزيز الكرامة الإنسانية للجميع.

والأهم من ذلك، أن وجود خطة تواصل قوية سيضمن وصول المشاركين إلى الغرفة! إن اتباع هذا الجدول الزمني سيسمح لمجموعتك بالتخطيط لحدث فعال ومؤثر بوتيرة يمكن التحكم فيها:

قبل 6 أسابيع من بدء المعرض:

• اجمع فريقك المنظم. العدد المثالي للأشخاص الذين يخططون لهذا الحدث هو حوالي 5-7 أشخاص، على الرغم من أنه يجب أن يكون لديك 3 أشخاص على الأقل يعملون عليه. إذا كنت تفكر في تجنيد أشخاص في مجموعة الكرامة الإنسانية المحلية لديك، فقد تكون هذه فرصتك لتطلب منهم المشاركة!
• ناقش مع مجموعتك ما تأمل أن تحصل عليه من استضافة المعرض. كيف تأمل أن يؤثر المعرض على عملك أو يشكله؟ هل ستكون هذه فرصة لمجموعتك للوصول إلى جماهير جديدة وتجنيد متطوعين جدد؟ من الذي يمكنك أن تشارك معه في إقامة هذا الحدث؟ هل تأمل في بناء القيادة داخل مجموعتك الخاصة؟ هل تريد جدولة اجتماع متابعة لدعوة المشاركين في الحدث لمواصلة المحادثة التي بدأت؟
• قم بالعصف الذهني حول الأحداث أو البرامج أو الفرص التعليمية التي يمكن أن تصاحب المعرض. استخدم قائمة الخيارات للأفكار! اتصل بشرطة عمان السلطانية على sidra@rop.org وأخبرنا كيف يمكننا المساعدة!
• قم بتأكيد المساحة لإقامة المعرض. ضع في اعتبارك جمهورك المستهدف - قد تؤثر المساحة على من يشعر بالترحيب في الحدث. هل الغرفة متاحة للأشخاص الذين يستخدمون الكراسي المتحركة والمشايات؟ إذا كنت بحاجة إلى استخدام جهاز عرض، فهل يمكنك تعتيم الغرفة عندما يكون جهاز العرض قيد الاستخدام؟ تأكد من توفر الموقع، و إبداء تحفظات. تشمل أمثلة الأماكن المحتملة المكتبات وقاعات المدارس والمراكز المجتمعية.

• إذا كنت تخطط لحدث يصاحب المعرض ستحتاج أيضًا إلى غرفة أو مساحة قريبة حيث يمكن للجمهور التجمع.
• العصف الذهني الذي تخطط للوصول إليه! استخدم القسم التالي للمساعدة في بدء هذا التخطيط!

قبل 5 أسابيع من بدء المعرض:

• ابدأ بالتواصل مع الأشخاص والمجموعات الرئيسية في مجتمعك لطلب رعاة مشاركين وأشخاص للمساعدة في نشر الكلمة. يعد المعلمون والقادة الدينيون والمؤرخون المحليون أماكن جيدة للبدء.
• فكر في الخدمات اللوجستية. تحقق من المعدات (الميكروفون للغرف الكبيرة، جهاز العرض، شاشة العرض، وما إلى ذلك) المتوفرة في الموقع، وما تحتاج إلى إحضاره. فكر في كيفية استخدام المساحة في موقعك ونوع الطعام أو المرطبات التي قد تختار تقديمها لخلق جو دافئ وجذاب ومحادثة.
• هذا هو الوقت المناسب للتأكد من أن لديك كتيبًا أو ملصقًا أو مواد أخرى لمشاركتها حول مجموعتك. هذه فرصة كبيرة لتنمية قاعدتك التطوعية وفريقك القيادي!
• قم بإنشاء مسودات لدعوات "حفظ التاريخ". للبريد الإلكتروني والبريد والنشرات الصحفية والنشرات وأي مواد أخرى قد تحتاجها.
• عينات من هذه المواد هي جزء من هذه الحزمة لتتمكن من استخدامها أو تعديلها... كان ذلك سهلاً!

قبل 4 أسابيع من بدء المعرض:

• قم بإنهاء وإرسال دعوات "حفظ التاريخ". على الورق وعبر البريد الإلكتروني. تأكد من تضمين الإعلانات الخاصة بأي حدث سيصاحب المعرض!
• ابدأ بإخراج الكلمة للجمهور بالنشرات والملصقات: ستكون الكنائس والمجموعات المدنية والمدارس أماكن جيدة للتجربة. هل يمكنك عمل ربع ورقة إعلانية والحصول على جهة اتصال موثوقة لتوزيعها في الاجتماعات والمناسبات؟
• قم بإنشاء الجدول الزمني للوسائط الخاصة بك – تحقق من الحصول على التغطية!: دليل التخطيط الإعلامي أدناه. تأكد من القيام بذلك مبكرًا – تتطلب العديد من الصحف والنشرات الإخبارية إشعارًا قبل 4 أسابيع!
• ضع خطة مع شرطة عمان السلطانية لكيفية توصيل المعرض إليك- اتصل بشرطة عمان السلطانية على sidra@rop.org. سنبذل قصارى جهدنا لإيصال المعرض إليك بأقل جهد من أعضاء مجموعتك، ولكننا قد نحتاج إلى مساعدتك في تنسيق النقل. ابدأ أيضًا بالتحدث مع شرطة عمان السلطانية حول متى وكيف تقوم مجموعتك بتمرير المعرض إلى المضيفين التاليين.

قبل أسبوعين من بدء المعرض:

• اتصل – عبر الهاتف! – جميع الأشخاص الذين ترغب في رؤيتهم في المعرض (وأي حدث تخطط له). تذكر أن الدعوات الشخصية هي أفضل طريقة لحث الأشخاص على الحضور. أفضل وقت للاتصال هو في المساء بين الساعة 6 مساءً و8 مساءً، أو في صباح عطلة نهاية الأسبوع. تعد حفلة الاتصال طريقة ممتعة لإجراء مكالمات هاتفية وتأكد من تقسيم قائمتك حتى يتلقى الأشخاص مكالمة من شخص مقرب منهم، إن أمكن.
• تأكد من إرسال إعلانات البريد الإلكتروني من حلفائك، وأن الصحف المحلية ومصادر أخبار المجتمع تحمل إشعار الحدث الخاص بك! ألا تراه بعد؟ امنحهم مكالمة هاتفية ودية لتذكيرهم!

قبل اسبوع من بدء المعرض:

• إعداد الخدمات اللوجستية:
  • المأكولات والمشروبات للمناسبات
  • أي مواد أخرى قد تكون مهمة للمعرض: معلومات حول مجموعتك وكيفية التواصل معهم، وورقة تسجيل الدخول، وكتيبات معرض شرطة عمان السلطانية، ومظاريف تحويلات التبرعات الخاصة بشرطة عمان السلطانية. (يتم تضمين مواد ROP في الحزمة المضيفة)
• أرسل رسائل بريد إلكتروني تذكيرية ومكالمات هاتفية للمتابعة للأشخاص حسب الحاجة.
• قم بإجراء مكالمات إعلامية والقيام بأعمال إعلامية أخرى حسب الحاجة.
• تأكيد الأدوار للمعرض والحدث.

• من سيقدم الحدث؟ من يقوم بإعداد المرطبات؟ من يرحب بالناس عند دخولهم ويطلب منهم تسجيل الدخول على ورقة تسجيل الدخول؟
• قم بتأكيد متى وكيف ستتلقى مجموعتك العرض من شرطة عمان السلطانية.

يوم:

• لقد حان اليوم! إذا كنت تقيم حدثًا يتماشى مع المعرض: قم بإعداد الكراسي والطاولات والمعدات والطعام! إذا كنت ستعقد حدثًا افتتاحيًا، فتأكد من الوصول مبكرًا بساعتين لاستكشاف أخطاء موارد التكنولوجيا وإصلاحها: الكمبيوتر والصوت وجهاز العرض والشاشة.
• قم بإعداد المواد المصاحبة الخاصة بك (أي مواد تتعلق بمجموعتك وكيفية التواصل معها، وورقة تسجيل الدخول، وكتيبات معرض شرطة عمان السلطانية، ومظاريف تحويلات التبرعات الخاصة بشرطة عمان السلطانية).
• بالنسبة لهذا الحدث الخاص بك، يجب عليك قم بتعيين شخص واحد من مجموعتك ليكون "MC" الرسمي، رئيس التشريفات. سيقدم هذا الشخص المجموعة المنظمة المحلية، شرطة عمان السلطانية، ويختتم الحدث، ويطلب التبرعات إن أمكن. ينبغي قبول التبرعات ولكن لا تقلق بشأن تحديد هدف لجمع التبرعات. ستذهب الأموال التي تم جمعها إلى شرطة عمان السلطانية لتغطية تكاليف النقل ما لم يتم التوصل إلى ترتيب مختلف مسبقًا.

بعد المعرض:

• تأكد من المتابعة على الفور مع المشاركين، مع إعطاء كل من الأشخاص الذين حضروا وأعضاء مجموعتك الذين لم يتمكنوا من جعل هذا الحدث أبرز الأحداث. تأكد من تضمين التحركات التالية لمجموعتك وامنح الأشخاص طريقة للمشاركة بشكل أكبر في إنشاء مجتمعات عادلة وشاملة.
• يمكنك إرسال بيان صحفي للمتابعة (بما في ذلك صورة!) إلى الصحيفة المحلية التي تشارك حدثك الناجح! هل هناك خطوات تالية ترغب في دعوة الأعضاء المحتملين إليها؟
• أكمل وأعد نموذج تقييم المضيف إلى شرطة عمان السلطانية في غضون أسبوعين، إلى جانب نماذج تقييم المشاركين المكتملة ونسخ المواد العامة مثل القصاصات الصحفية والملصقات والإشارات المرجعية والصور والإعلانات. نود أن نشارك أي شيء تريد مشاركته حول ما فعلته مع الشبكة!
• تأكد مع شرطة عمان السلطانية من وكيف تقوم مجموعتك بتمرير المعرض إلى المضيفين التاليين.